Mất bản gốc hợp đồng thuê nhà đã công chứng: xử lý thế nào?
Trong quá trình thực hiện hợp đồng thuê nhà, không ít trường hợp bên thuê hoặc bên cho thuê làm thất lạc bản gốc hợp đồng thuê nhà công chứng. Đây là văn bản quan trọng để thực hiện các thủ tục như đăng ký kinh doanh, kê khai thuế, tạm trú, hoặc làm căn cứ nếu xảy ra tranh chấp. Vậy mất hợp đồng thuê nhà công chứng phải xử lý như thế nào? Có thể xin lại bản sao? Giá trị pháp lý ra sao? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin chi tiết, căn cứ pháp lý cụ thể và ví dụ minh họa thực tế để bạn hiểu rõ cách xử lý trong trường hợp này.
1. Bản chất pháp lý của hợp đồng thuê nhà đã công chứng
1.1. Công chứng hợp đồng thuê nhà là gì?
Theo Luật Công chứng 2014, việc công chứng hợp đồng thuê nhà là quá trình công chứng viên xác nhận tính hợp pháp, hợp lệ của nội dung hợp đồng và chủ thể ký kết.
1.2. Hiệu lực pháp lý
Hợp đồng thuê nhà đã công chứng có giá trị pháp lý cao, là chứng cứ quan trọng trong trường hợp xảy ra tranh chấp. Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và buộc các bên phải thực hiện đúng nội dung đã cam kết.
2. Mất hợp đồng thuê nhà công chứng có bị vô hiệu không?
Câu trả lời là không. Theo quy định của pháp luật, việc mất bản gốc không làm thay đổi giá trị pháp lý của giao dịch đã được công chứng. Hợp đồng thuê nhà đã được công chứng vẫn có hiệu lực nếu:
Đã được công chứng viên ký tên, đóng dấu
Được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định
Do đó, nếu bạn bị mất hợp đồng thuê nhà công chứng, hoàn toàn có thể xin cấp lại bản sao từ văn phòng công chứng nơi đã thực hiện công chứng.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng tại Hà Nội hỗ trợ thủ tục pháp lý chuyên nghiệp, đúng quy định
3. Thủ tục xử lý khi mất hợp đồng thuê nhà công chứng
3.1. Xác định nơi đã công chứng
Bạn cần xác định văn phòng công chứng hoặc phòng công chứng nhà nước nơi đã công chứng hợp đồng.
3.2. Chuẩn bị hồ sơ đề nghị cấp bản sao
Theo Điều 63 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng và cấp bản sao nếu có yêu cầu.
Đơn đề nghị cấp bản sao văn bản công chứng (theo mẫu của từng tổ chức)
CMND/CCCD của người yêu cầu
Các giấy tờ chứng minh bạn là bên tham gia hợp đồng hoặc có quyền lợi liên quan
Lệ phí sao y hợp đồng (dao động từ 20.000 – 50.000 đồng/trang tùy tổ chức)
3.3. Thời gian cấp lại
Thông thường từ 1 đến 3 ngày làm việc.
Có thể nhận bản sao tại chỗ nếu đơn giản và hợp đồng được lưu trữ đầy đủ.
4. Ví dụ minh họa thực tế
Tình huống 1: Anh T thuê nhà tại quận Đống Đa, Hà Nội, ký hợp đồng thuê nhà có công chứng tại Văn phòng Công chứng A. Sau 4 tháng, anh bị thất lạc bản gốc hợp đồng khi chuyển nhà. Để nộp cho cơ quan thuế khi kê khai, anh mang theo CMND và bản photo hợp đồng đến Văn phòng Công chứng A, điền mẫu đơn xin bản sao, nộp lệ phí và nhận lại bản sao chứng thực sau 2 ngày.
Tình huống 2: Chị N là chủ nhà cho thuê và bị mất bản gốc hợp đồng do hỏa hoạn. Khi xảy ra tranh chấp với người thuê về tiền cọc, chị yêu cầu văn phòng công chứng nơi ký hợp đồng cấp lại bản sao để nộp cho tòa án làm chứng cứ. Bản sao có dấu công chứng vẫn được tòa công nhận là hợp lệ.
5. Những lưu ý quan trọng khi bị mất hợp đồng thuê nhà công chứng
5.1. Không tự ý ký lại hợp đồng nếu chưa đối chiếu hồ sơ
Việc ký lại hợp đồng mới dễ dẫn đến sai lệch nội dung hoặc mâu thuẫn thời hạn.
5.2. Giữ thông tin nơi công chứng
Luôn lưu lại tên tổ chức hành nghề công chứng và ngày công chứng để dễ tra cứu sau này.
5.3. Có thể yêu cầu hai bên cùng đến xin bản sao
Một số tổ chức hành nghề công chứng yêu cầu cả hai bên thuê và cho thuê cùng ký xác nhận, đặc biệt khi có thay đổi thông tin hoặc tranh chấp.
6. Có thể dùng bản sao công chứng thay cho bản gốc không?
CÓ. Theo pháp luật hiện hành, bản sao hợp đồng thuê nhà có công chứng và đóng dấu đỏ từ văn phòng công chứng có giá trị pháp lý tương đương bản gốc (theo Điều 5 Luật Công chứng 2014). Bạn hoàn toàn có thể dùng bản sao này để:
Việc mất hợp đồng thuê nhà công chứng không phải là sự cố nghiêm trọng nếu bạn biết cách xử lý theo đúng quy trình pháp luật. Hợp đồng công chứng luôn được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng nên bạn hoàn toàn có thể xin cấp lại bản sao để sử dụng khi cần. Tuy nhiên, việc bảo quản hợp đồng gốc vẫn nên được ưu tiên để tiết kiệm thời gian và tránh phiền toái về thủ tục sau này.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ:Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.Ngoài ra, chúng tôi có đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Công chứng ngoài trụ sở, tại nhà riêng miễn phí
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Hotline: 09.66.22.7979 hoặc 0935.669.669
Địa chỉ: số 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, thành phố Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
