Công chứng văn bản phân chia di sản khi người thừa kế vắng mặt

Trong thực tế, không phải lúc nào các đồng thừa kế cũng có mặt đầy đủ khi làm thủ tục phân chia di sản. Có người sinh sống ở xa, định cư nước ngoài hoặc không thể về Việt Nam đúng thời điểm. Vậy trong trường hợp này, có thể công chứng văn bản phân chia di sản khi người thừa kế vắng mặt hay không? Bài viết sau sẽ phân tích chi tiết quy định pháp luật, cách xử lý, quy trình thực hiện và ví dụ thực tế để bạn nắm rõ.

>>> Xem thêm: Cần chứng thực sao y, hợp đồng, văn bản pháp lý? Liên hệ văn phòng công chứng ngay.

⚖️ 1. Căn cứ pháp lý về công chứng khi người thừa kế vắng mặt

Việc công chứng vắng mặt được điều chỉnh bởi các quy định pháp luật mới nhất sau:

• Bộ luật Dân sự 2015:

  • Điều 659: Người thừa kế có quyền thỏa thuận phân chia di sản.

  • Điều 562 – 563: Quy định về hợp đồng ủy quyền — cho phép người được ủy quyền thực hiện giao dịch, ký thay trong phạm vi được ủy quyền.

• Luật Công chứng 2014, sửa đổi bổ sung bởi Luật Công chứng 2024 (hiệu lực từ 01/01/2025):

  • Điều 57: Văn bản thỏa thuận phân chia di sản phải được công chứng nếu là bất động sản hoặc tài sản đăng ký sở hữu.

  • Khoản 4 Điều 57 (mới): Cho phép người thừa kế vắng mặt có thể ủy quyền cho người khác tham gia công chứng nếu có văn bản ủy quyền hợp pháp.

• Nghị định 29/2015/NĐ-CP: Quy định chi tiết về niêm yết công khai, xác minh người thừa kế, và xử lý hồ sơ công chứng di sản.

👉 Kết luận pháp lý:
Người thừa kế vắng mặt vẫn có thể tham gia phân chia di sản thông qua ủy quyền hợp pháp. Tuy nhiên, việc ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ, đảm bảo rõ ràng về phạm vi, thời hạn và nội dung.

👥 2. Các trường hợp người thừa kế vắng mặt được phép công chứng

2.1. Người thừa kế ở trong nước nhưng không thể đến công chứng

Trường hợp này, người thừa kế có thể lập giấy ủy quyền công chứng tại bất kỳ văn phòng công chứng nào trong nước, giao cho người thân đại diện ký văn bản phân chia di sản.

Ví dụ: Anh A ở TP.HCM, cha mất ở Hà Nội, để lại đất tại Nam Định. Anh A có thể lập văn bản ủy quyền cho chị gái ký thay trong thủ tục công chứng phân chia di sản tại Nam Định.

2.2. Người thừa kế ở nước ngoài

Nếu người thừa kế đang định cư hoặc làm việc ở nước ngoài, họ có thể:

• Lập văn bản ủy quyền tại Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán Việt Nam nơi cư trú;

• Văn bản này phải hợp pháp hóa lãnh sự nếu được lập tại cơ quan nước ngoài không thuộc hệ thống ngoại giao Việt Nam.

📜 Căn cứ: Khoản 2 Điều 78 Luật Công chứng 2014 và Điều 20 Nghị định 23/2015/NĐ-CP (về chứng thực chữ ký, chứng thực văn bản ủy quyền).

>>> Xem thêm: Cần tư vấn miễn phí về sang tên đất đai? Hãy thử dịch vụ sang tên sổ đỏ – chuyên nghiệp và tận tâm.

🧾 3. Quy trình công chứng vắng mặt trong văn bản phân chia di sản

3.1. Hồ sơ cần chuẩn bị

Người thừa kế hoặc người được ủy quyền chuẩn bị hồ sơ:

• Phiếu yêu cầu công chứng;

• Giấy chứng tử của người để lại di sản;

• Giấy tờ chứng minh quan hệ thừa kế (giấy khai sinh, sổ hộ khẩu…);

• Giấy tờ chứng minh quyền sở hữu tài sản (Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, sổ tiết kiệm…);

• Giấy ủy quyền có công chứng/chứng thực (nếu có người thừa kế vắng mặt);

• CCCD/CMND của người thừa kế và người được ủy quyền.

3.2. Trình tự công chứng

1. Nộp hồ sơ tại văn phòng công chứng có thẩm quyền.

2. Công chứng viên kiểm tra hồ sơ, niêm yết thông báo công khai 15 ngày tại UBND xã nơi cư trú cuối cùng của người để lại di sản.

3. Xác minh tình trạng ủy quyền (nếu có người vắng mặt).

4. Lập và ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản — người được ủy quyền sẽ ký thay.

5. Công chứng viên chứng nhận, phát hành bản chính.

📌 Căn cứ pháp lý: Điều 18 Nghị định 29/2015/NĐ-CP và Điều 57 Luật Công chứng 2024.

💼 4. Phí công chứng khi người thừa kế vắng mặt

Phí công chứng không thay đổi dù có người vắng mặt hay không, được tính theo Thông tư 257/2016/TT-BTC:

Ngoài ra, nếu người vắng mặt ủy quyền cho người khác, cần nộp thêm phí công chứng ủy quyền (thường từ 50.000 – 100.000 đồng/lần).

>>> Xem thêm: Mẫu chuẩn cho Thủ tục làm giấy từ chối tài sản theo hướng dẫn của pháp luật.

📘 5. Ví dụ thực tế: Công chứng vắng mặt người thừa kế ở nước ngoài

Tình huống minh họa:
Bà N mất, để lại căn nhà tại Hà Nội cho ba người con. Một người con (anh H) định cư ở Đức, không thể về Việt Nam. Anh H đến Đại sứ quán Việt Nam tại Berlin lập giấy ủy quyền công chứng cho em gái mình thay mặt ký các thủ tục phân chia di sản.

Khi hồ sơ được gửi về, Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ kiểm tra hợp lệ, niêm yết 15 ngày, xác minh không có tranh chấp. Sau đó, hai người con còn lại cùng người được ủy quyền ký văn bản thỏa thuận phân chia di sản.

Kết quả:
Văn bản được công chứng hợp pháp, được Sở Tài nguyên và Môi trường Hà Nội chấp nhận để sang tên quyền sử dụng đất cho ba người con.

✅ 6. Kết luận

Khi có người thừa kế vắng mặt, vẫn có thể tiến hành công chứng văn bản phân chia di sản nếu người đó ủy quyền hợp pháp cho người khác đại diện.
Tuy nhiên, cần lưu ý:

• Văn bản ủy quyền phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ;

• Phải niêm yết công khai 15 ngày để tránh khiếu nại, tranh chấp;

• Nếu người vắng mặt ở nước ngoài, cần hợp pháp hóa lãnh sự trước khi sử dụng tại Việt Nam.

Việc công chứng vắng mặt không chỉ đảm bảo tính pháp lý của văn bản thỏa thuận phân chia di sản, mà còn giúp tiết kiệm thời gian, công sức, nhất là với những người ở xa hoặc sinh sống ngoài nước.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Giấy ủy quyền nhận tiền mất có cấp lại bản sao công chứng được không?

>>> Bảo vệ quyền lợi hợp pháp của người thừa kế bằng việc Công chứng thừa kế.

>>> Kết hôn lại sau ly hôn: Thời gian bao lâu?

>>> Cách soạn hợp đồng mua bán nhà chuẩn pháp luật trước khi công chứng

>>> Mẫu hợp đồng thuê nhà chuẩn pháp luật, dễ dàng công chứng

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com