Các doanh nghiệp xuất khẩu sang thị trường châu Âu thường phải đáp ứng bộ tiêu chuẩn EU vốn nổi tiếng khắt khe, đặc biệt đối với nhóm sản phẩm thực phẩm, mỹ phẩm, thiết bị kỹ thuật và hàng tiêu dùng. Để hồ sơ chất lượng được chấp nhận, nhiều tài liệu cần được dịch sang ngôn ngữ châu Âu và chứng nhận tính chính xác thông qua công chứng. Việc công chứng bản dịch tiêu chuẩn EU giúp đảm bảo rằng cơ quan thẩm quyền tại châu Âu hiểu đúng về thành phần, quy trình sản xuất và mức độ tuân thủ của sản phẩm. Bài viết dưới đây trình bày rõ yêu cầu, quy trình và những điểm cần lưu ý trong công chứng hồ sơ chất lượng sản phẩm theo chuẩn EU.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm công chứng hợp đồng mua bán xe tại văn phòng công chứng
Khi nào cần công chứng bản dịch theo tiêu chuẩn EU
Hồ sơ chất lượng sản phẩm xuất khẩu sang châu Âu thường bao gồm báo cáo thử nghiệm, giấy chứng nhận tiêu chuẩn an toàn, hồ sơ kiểm nghiệm thành phần, quy trình sản xuất, chứng nhận phù hợp tiêu chuẩn CE hoặc các tài liệu kỹ thuật chuyên ngành. Các hồ sơ này cần được dịch và công chứng khi doanh nghiệp nộp cho cơ quan kiểm định EU, hải quan EU hoặc đối tác phân phối châu Âu. Công chứng giúp loại bỏ rủi ro hiểu sai nội dung và bảo đảm tính minh bạch khi sản phẩm được đánh giá theo các tiêu chuẩn nghiêm ngặt.
>>> Xem thêm: Thời gian thực hiện dịch vụ sang tên sổ đỏ là bao lâu?
Căn cứ pháp lý áp dụng
Tại Việt Nam, việc công chứng bản dịch hồ sơ tiêu chuẩn EU được thực hiện theo quy định của Luật Công chứng 2014, Nghị định 23/2015/NĐ-CP về chứng thực giấy tờ và các hướng dẫn thi hành. Bản dịch phải do người dịch đủ điều kiện thực hiện và công chứng viên xác nhận tính chính xác so với bản gốc. Nếu hồ sơ dùng để nộp cho cơ quan EU, doanh nghiệp có thể cần thêm bước hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của Nghị định 111/2011/NĐ-CP nhằm đảm bảo giá trị pháp lý của giấy tờ tại nước ngoài. Một số quốc gia EU yêu cầu bản dịch bằng tiếng Anh, Đức hoặc Pháp tùy lĩnh vực kiểm định.
>>> Xem thêm: Khi nào nên đi công chứng nhà đất để bảo vệ quyền lợi
Hồ sơ cần chuẩn bị
Doanh nghiệp cần chuẩn bị bản gốc các tài liệu chất lượng như chứng nhận hợp quy, chứng nhận phù hợp CE, báo cáo thử nghiệm đạt chuẩn EN, hồ sơ phân tích thành phần, sơ đồ quy trình sản xuất và các tài liệu đánh giá rủi ro sản phẩm. Mọi giấy tờ phải rõ ràng, không tẩy xóa và tốt nhất nên có dấu, chữ ký hợp lệ của tổ chức cấp. Khi mang đi công chứng, người yêu cầu cần xuất trình giấy tờ tùy thân để xác nhận chủ thể thực hiện thủ tục.
Quy trình công chứng bản dịch tiêu chuẩn EU
Tài liệu trước tiên sẽ được dịch sang ngôn ngữ yêu cầu. Với hồ sơ tiêu chuẩn EU, bản dịch phải sử dụng đúng thuật ngữ chuyên ngành như tiêu chuẩn EN, quy định CE, thông số kỹ thuật sản phẩm và các khái niệm về an toàn – chất lượng theo khung EU. Sau khi người dịch ký vào bản dịch, công chứng viên sẽ đối chiếu với bản gốc và xác nhận bản dịch là chính xác. Bản dịch được đóng dấu và có giá trị sử dụng ngay trong hồ sơ đánh giá chất lượng, hồ sơ nhập khẩu hoặc hồ sơ tuân thủ tiêu chuẩn của doanh nghiệp tại thị trường EU.
>>> Xem thêm: Khi nào nên cập nhật Di chúc tại nhà sau những biến động lớn trong gia đình
Lưu ý quan trọng đối với hồ sơ tiêu chuẩn EU
Các cơ quan kiểm định EU rất chặt chẽ trong việc tiếp nhận hồ sơ, vì vậy bản dịch phải đầy đủ, không thiếu trang và không được sai thuật ngữ chuyên ngành. Nhiều nước EU yêu cầu bản dịch công chứng phải kèm theo bản sao y của bản gốc để tiện đối chiếu. Nếu hồ sơ dùng để xin chứng nhận CE hoặc kiểm tra chất lượng tại châu Âu, doanh nghiệp nên kiểm tra xem tài liệu có cần hợp pháp hóa lãnh sự hay không. Trường hợp tài liệu kỹ thuật có ký hiệu chuyên môn hoặc bảng đo lường, người dịch cần đảm bảo định dạng không bị thay đổi.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn niêm yết hồ sơ trong thủ tục thừa kế nhà đất
Kết luận
Công chứng bản dịch tiêu chuẩn EU là bước quan trọng khi doanh nghiệp muốn đưa sản phẩm vào thị trường châu Âu. Thực hiện đúng quy trình, chuẩn bị đủ tài liệu và tuân thủ yêu cầu kỹ thuật sẽ giúp hồ sơ được xét duyệt nhanh hơn, hạn chế tối đa việc phải bổ sung hoặc sửa đổi. Doanh nghiệp nên lựa chọn đơn vị công chứng và dịch thuật có kinh nghiệm với hồ sơ tiêu chuẩn EU để bảo đảm chất lượng bản dịch và nâng cao khả năng sản phẩm được chấp thuận tại thị trường quốc tế.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Tách thửa đất do Nhà nước quản lý: Ai được phép làm?
>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng chấm dứt hợp tác kinh doanh
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn công chứng hợp đồng bảo lãnh vay vốn
>>> Chi tiết bảng phí công chứng theo từng giá trị tài sản giao dịch
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
