Trong môi trường làm việc số hóa, việc doanh nghiệp kiểm soát email của nhân viên đang trở thành vấn đề gây tranh luận mạnh mẽ, đặc biệt khi liên quan đến quyền riêng tư lao động. Không ít công ty muốn giám sát hoạt động trao đổi qua email nhằm tránh rò rỉ bí mật kinh doanh hoặc kiểm soát hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, việc can thiệp vào kênh liên lạc cá nhân hoặc theo dõi quá mức có thể làm phát sinh rủi ro vi phạm pháp luật. Bài viết dưới đây phân tích rõ ràng cơ sở pháp lý, giới hạn giám sát của doanh nghiệp và quyền riêng tư của người lao động theo quy định hiện hành.

>>> Xem thêm: Vì sao giới đầu tư bất động sản luôn chọn văn phòng công chứng uy tín?

1. Quyền riêng tư lao động được pháp luật bảo vệ như thế nào?

1.1. Quyền riêng tư là quyền nhân thân cơ bản

Theo “Điều 21 Bộ luật Dân sự 2015”, quyền về đời sống riêng tư, bí mật cá nhân và bí mật gia đình được pháp luật tôn trọng và bảo vệ. Mọi hình thức thu thập, lưu giữ, sử dụng thông tin cá nhân phải được người đó đồng ý.

Điều này là nền tảng cho việc xác định ranh giới giữa quyền quản lý của doanh nghiệp và quyền riêng tư lao động.

1.2. Quyền riêng tư của người lao động trong môi trường làm việc

Bộ luật Lao động 2019 tuy không quy định trực tiếp khái niệm “quyền riêng tư lao động”, nhưng bảo vệ quyền cá nhân thông qua:

“Điều 5 Bộ luật Lao động 2019” quy định người lao động có quyền được bảo vệ nhân phẩm;
Quy định cấm quấy rối, cấm xâm phạm danh dự trong quan hệ lao động.

Từ đó, quyền riêng tư của người lao động được hiểu là quyền bất khả xâm phạm đối với thông tin cá nhân, thư tín, dữ liệu cá nhân trong phạm vi không gây cản trở hoạt động của doanh nghiệp.

>>> Xem thêm: Chuẩn bị giấy tờ thủ tục công chứng mua bán nhà như thế nào?

2. Doanh nghiệp có được quyền kiểm soát email nhân viên hay không?

Câu trả lời phụ thuộc vào loại email và mục đích giám sát.

2.1. Email công ty cấp cho nhân viên

Đối với email mang tên miền công ty, doanh nghiệp có quyền kiểm soát, nhưng phải tuân thủ các điều kiện:

Mục đích rõ ràng: bảo vệ bí mật kinh doanh, đảm bảo an ninh mạng;
Có quy định minh bạch trong nội quy lao động, quy chế công nghệ thông tin, hoặc thông báo bằng văn bản;
Nhân viên phải được thông báo về phạm vi giám sát.

Việc giám sát email công ty không bị coi là vi phạm, nếu doanh nghiệp thông báo trước và không vượt quá giới hạn cần thiết.

Xem thêm: Công chứng hợp đồng mua bán nhà đất cho tổ chức — Điều kiện và thủ tục

>>> Xem thêm: Cách liên hệ văn phòng để làm Công chứng di chúc dễ dàng

2.2. Email cá nhân của nhân viên

Dù sử dụng trên máy tính công ty, doanh nghiệp không được phép:

Truy cập email cá nhân;
Đọc, chặn hoặc can thiệp nội dung thư cá nhân;
Lưu trữ trái phép thông tin cá nhân.

Hành vi này có thể vi phạm:

“Điều 21 Bộ luật Dân sự 2015” – xâm phạm bí mật thư tín;
“Điều 38 Bộ luật Lao động 2019” – vi phạm quyền riêng tư cá nhân;
Thậm chí có thể cấu thành hành vi vi phạm pháp luật về an ninh mạng.

>>> Xem thêm: Vai trò công chứng viên trong phân chia di sản thừa kế – công chứng thừa kế

3. Các hành vi giám sát email dễ dẫn đến vi phạm quyền riêng tư lao động

3.1. Theo dõi nội dung thư mà không thông báo trước

Hành vi âm thầm giám sát dù là email công ty cũng có thể bị coi là xâm phạm quyền riêng tư.

3.2. Trích xuất, sao lưu email để sử dụng vào mục đích ngoài phạm vi quản lý

Ví dụ: dùng để đánh giá thái độ cá nhân, xử lý nội bộ không đúng quy định.

3.3. Lấy email để làm bằng chứng kỷ luật nhưng không chứng minh được quy trình giám sát hợp pháp

Có thể khiến quyết định kỷ luật bị tuyên vô hiệu nếu tranh chấp xảy ra.

4. Điều kiện để doanh nghiệp giám sát email hợp pháp

Để không vi phạm quyền riêng tư lao động, doanh nghiệp phải tuân thủ:

4.1. Thông báo rõ ràng và minh bạch

Nội dung tối thiểu cần thông báo:

Email công ty có thể được kiểm soát;
Mục đích giám sát;
Bộ phận có quyền truy cập;
Phạm vi và giới hạn giám sát.

4.2. Quy định trong nội quy lao động

Theo “Điều 119 Bộ luật Lao động 2019”, nội quy lao động phải được ban hành bằng văn bản và đăng ký tại cơ quan nhà nước nếu doanh nghiệp trên 10 lao động.
Việc kiểm soát email phải nằm trong nội quy để đảm bảo tính pháp lý.

4.3. Không giám sát quá mức cần thiết

Doanh nghiệp chỉ nên kiểm tra:

Email liên quan đến công việc;
Gửi/nhận tệp nguy cơ cao;
Dấu hiệu rò rỉ thông tin.

Giám sát toàn bộ lưu lượng hoặc đọc tất cả thư thường bị coi là xâm phạm.

5. Người lao động có thể làm gì khi bị xâm phạm quyền riêng tư?

5.1. Yêu cầu doanh nghiệp giải trình bằng văn bản

Đây là cách xác định việc giám sát có hợp pháp hay không.

Xem thêm: Công chứng văn bản phân chia di sản khi người thừa kế vắng mặt

5.2. Khiếu nại theo đúng quy trình nội bộ

Phù hợp với “Điều 14 Nghị định 24/2018/NĐ-CP” về khiếu nại trong lĩnh vực lao động.

5.3. Tố cáo hoặc yêu cầu bồi thường thiệt hại

Nếu doanh nghiệp truy cập email cá nhân trái phép, người lao động có thể yêu cầu bồi thường theo “Điều 592 Bộ luật Dân sự 2015”.

6. Kết luận

Việc doanh nghiệp kiểm soát email nhân viên không bị cấm, nhưng chỉ hợp pháp khi:

Giám sát email công ty;
Có thông báo và quy định rõ ràng;
Không xâm phạm thư tín cá nhân;
Không vượt quá nhu cầu quản lý.

Mọi hành vi can thiệp vào dữ liệu cá nhân hoặc email riêng tư của nhân viên mà không có sự đồng ý đều có nguy cơ vi phạm quyền riêng tư lao động và bị xử lý theo pháp luật.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Tách thửa đất do Nhà nước quản lý: Ai được phép làm?

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Cách xử lý khi một bên không đủ giấy tờ làm thủ tục đăng ký kết hôn

>>> Công chứng mua bán xe hợp đồng ký thay, uỷ quyền mua bán

>>> Dịch vụ làm sổ hồng tại Hà Nội – hỗ trợ hồ sơ, thủ tục trọn gói

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
Hotline: 0966.22.7979
Email: ccnguyenhue165@gmail.com