Công chứng ngoài trụ sở có phải lập hồ sơ lưu riêng không?

Trong hoạt động công chứng, lập và lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính minh bạch, khả năng kiểm tra, đối chiếu khi có tranh chấp phát sinh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn băn khoăn liệu lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở có phải thực hiện theo chế độ riêng hay không, hay được xử lý giống như công chứng tại trụ sở.

Bài viết dưới đây sẽ làm rõ căn cứ pháp lý, cách thức lưu trữ và những lưu ý quan trọng liên quan đến HS công chứng ngoài trụ sở.

>>> Xem thêm: Tiện lợi, chuyên nghiệp, đáng tin cậy – Văn phòng công chứng Hà Nội.

1. Căn cứ pháp lý về lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở

Theo Luật Công chứng 2014:

Điều 44 cho phép công chứng viên thực hiện công chứng ngoài trụ sở trong một số trường hợp nhất định
Điều 40, Điều 41 quy định về HS yêu cầu công chứng
Điều 61 quy định về việc lập, quản lý và lưu trữ HS công chứng

Theo đó:

Mọi việc công chứng, không phân biệt thực hiện tại trụ sở hay ngoài trụ sở, đều phải lập HS công chứng
Luật không quy định việc miễn trừ hay giản lược HS đối với công chứng ngoài trụ sở

➡️ Như vậy, lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở là nghĩa vụ pháp lý bắt buộc, không phụ thuộc vào địa điểm công chứng.

2. Công chứng ngoài trụ sở có phải lập hồ sơ lưu riêng không?

Xét theo quy định pháp luật hiện hành:

Không có quy định bắt buộc phải lập hồ sơ lưu riêng biệt chỉ vì công chứng ngoài trụ sở
Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở:
- Vẫn là hồ sơ công chứng thông thường
- Được lưu trữ tập trung tại tổ chức hành nghề công chứng

📌 Tuy nhiên, trên thực tế:

Hồ sơ công chứng ngoài trụ sở thường được ghi chú rõ trong sổ công chứng về địa điểm, lý do công chứng ngoài trụ sở
Một số văn phòng công chứng có thể phân loại nội bộ để thuận tiện quản lý, nhưng đây là nghiệp vụ quản lý, không phải yêu cầu pháp lý bắt buộc

>>> Xem thêm: Với sự hỗ trợ trọn gói, Dịch vụ sang tên sổ đỏ giúp bạn hoàn thành hồ sơ đúng hạn.

3. Thành phần hồ sơ cần lưu khi công chứng ngoài trụ sở

Để bảo đảm đúng quy định về lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở, hồ sơ lưu phải bao gồm đầy đủ các tài liệu sau:

Phiếu yêu cầu công chứng
Dự thảo hợp đồng, giao dịch
Bản sao giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng
Bản sao giấy tờ về tài sản (nếu có)
Văn bản công chứng đã được ký và chứng nhận
Các tài liệu chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở (nếu có)

Xem thêm: Top 3 văn phòng công chứng quận Thanh Xuân

➡️ Việc thiếu hồ sơ hoặc lưu trữ không đầy đủ có thể bị xem là vi phạm trình tự, thủ tục công chứng.

4. Hậu quả pháp lý nếu không lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở đúng quy định

Nếu lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không đúng quy định, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có thể đối mặt với:

Xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp
Bị thanh tra, kiểm tra và yêu cầu khắc phục sai phạm
Gặp khó khăn trong việc:
- Giải trình khi có khiếu nại, tố cáo
- Cung cấp hồ sơ cho Tòa án khi phát sinh tranh chấp

📌 Trong trường hợp nghiêm trọng, việc không lưu trữ hồ sơ đầy đủ còn có thể ảnh hưởng đến giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.

>>> Xem thêm: Cần chuẩn bị gì trước khi đi Công chứng ủy quyền?

5. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ thực tế:
Một văn phòng công chứng thực hiện công chứng ngoài trụ sở hợp đồng ủy quyền cho người bệnh đang điều trị tại nhà. Tuy nhiên, khi cơ quan thanh tra kiểm tra, hồ sơ lưu không có tài liệu chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở.

Kết quả, tổ chức hành nghề công chứng bị yêu cầu bổ sung hồ sơ, giải trình và bị nhắc nhở về việc lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở không đầy đủ, dù nội dung văn bản công chứng không bị vô hiệu.

➡️ Trường hợp này cho thấy: hồ sơ lưu trữ đóng vai trò rất quan trọng trong việc chứng minh tính hợp pháp của hoạt động công chứng ngoài trụ sở.

6. Kết luận

Theo quy định của Luật Công chứng 2014, lưu hồ sơ công chứng ngoài trụ sở là nghĩa vụ bắt buộc, tương tự như công chứng tại trụ sở. Pháp luật không yêu cầu lập hồ sơ lưu riêng biệt, nhưng hồ sơ phải đầy đủ, rõ ràng và được quản lý thống nhất tại tổ chức hành nghề công chứng.

Xem thêm: Công chứng hợp đồng mua bán tài sản đấu giá có nhiều bên đồng sở hữu

Việc lưu trữ đúng và đủ hồ sơ không chỉ giúp bảo đảm an toàn pháp lý cho người dân mà còn là cơ sở quan trọng để bảo vệ công chứng viên khi phát sinh tranh chấp hoặc kiểm tra sau này.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng giấy ủy quyền mua bán tài sản bao gồm những giấy tờ gì?

>>> Khi vội vàng sang tên sổ đỏ, nên chọn văn phòng công chứng nào để không bị chậm tiến độ?

>>> Hướng dẫn lựa chọn người được thừa kế trong Di chúc

>>> Điều khoản bất lợi trong hợp đồng: Có phải vô hiệu?

>>> Gian dối khi kê khai thông tin: Văn bản công chứng có bị hủy?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.