Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở

Trong hoạt động hành nghề công chứng, công chứng viên công chứng ngoài trụ sở đang ngày càng đảm nhận vai trò quan trọng nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn của người dân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc thực hiện công chứng ngoài trụ sở không chỉ là mở rộng phạm vi hoạt động mà còn kéo theo nhiều yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt đối với công chứng viên. Không ít tranh chấp và khiếu nại phát sinh do hiểu chưa đầy đủ về quyền và nghĩa vụ của công chứng viên trong trường hợp này. Do đó, việc phân tích rõ khung pháp lý điều chỉnh quyền và nghĩa vụ của công chứng viên khi công chứng ngoài trụ sở là hết sức cần thiết.

>>> Xem thêm: Cách khiếu nại nếu văn phòng công chứng làm sai nội dung hợp đồng

1. Công chứng ngoài trụ sở và vị trí pháp lý của công chứng viên

Công chứng ngoài trụ sở là hoạt động công chứng được thực hiện tại địa điểm theo yêu cầu của người dân, ngoài trụ sở tổ chức hành nghề công chứng, trong những trường hợp pháp luật cho phép.

Dù thay đổi về địa điểm thực hiện, công chứng viên vẫn là chủ thể trung tâm của hoạt động công chứng, chịu trách nhiệm cá nhân về tính hợp pháp, xác thực và giá trị pháp lý của văn bản công chứng.

Luật Công chứng 2024 xác định rõ:
“Công chứng viên chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước người yêu cầu công chứng về văn bản công chứng do mình thực hiện.”

2. Quyền của công chứng viên khi công chứng ngoài trụ sở

2.1. Quyền yêu cầu cung cấp đầy đủ hồ sơ, giấy tờ

Khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên có quyền yêu cầu người yêu cầu công chứng cung cấp đầy đủ giấy tờ liên quan đến giao dịch, bao gồm giấy tờ nhân thân, giấy tờ về tài sản và các tài liệu cần thiết khác.

Quyền này nhằm bảo đảm việc công chứng được thực hiện trên cơ sở thông tin đầy đủ và chính xác, không phụ thuộc vào việc công chứng diễn ra tại đâu.

2.2. Quyền từ chối công chứng ngoài trụ sở

Công chứng viên có quyền từ chối thực hiện công chứng ngoài trụ sở nếu:

• Không có yêu cầu công chứng hợp lệ

• Không có căn cứ chính đáng cho việc công chứng ngoài trụ sở

• Nội dung giao dịch vi phạm pháp luật hoặc trái đạo đức xã hội

• Không bảo đảm điều kiện an toàn, khách quan để hành nghề

Quyền từ chối này được pháp luật ghi nhận nhằm bảo vệ tính độc lập, khách quan của công chứng viên công chứng ngoài trụ sở.

2.3. Quyền chủ động kiểm soát trình tự công chứng

Trong quá trình công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên có quyền chủ động quyết định cách thức kiểm tra, xác minh, giải thích và chứng nhận, miễn là phù hợp với quy định pháp luật và chuẩn mực nghề nghiệp.

>>> Xem thêm: Chia sẻ bí quyết chọn dịch vụ sổ đỏ để tránh phát sinh chi phí ẩn

3. Nghĩa vụ của công chứng viên khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở

3.1. Nghĩa vụ tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục công chứng

Dù công chứng tại trụ sở hay ngoài trụ sở, công chứng viên đều phải tuân thủ đầy đủ trình tự, thủ tục do Luật Công chứng 2024 quy định, bao gồm:

• Kiểm tra năng lực hành vi dân sự của người ký

• Xác định ý chí tự nguyện

• Giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch

Việc thay đổi địa điểm không làm giảm nhẹ nghĩa vụ nghề nghiệp của công chứng viên.

3.2. Nghĩa vụ trực tiếp chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ

Công chứng viên công chứng ngoài trụ sở có nghĩa vụ trực tiếp chứng kiến việc ký hoặc điểm chỉ của các bên. Mọi hình thức ký trước, ký thay hoặc xác nhận gián tiếp đều vi phạm nghiêm trọng quy định pháp luật và có thể làm mất giá trị pháp lý của văn bản công chứng.

3.3. Nghĩa vụ ghi nhận đầy đủ quá trình công chứng

Trong công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên có nghĩa vụ ghi nhận đầy đủ thông tin về:

• Địa điểm thực hiện công chứng

• Lý do công chứng ngoài trụ sở

• Diễn biến quá trình ký kết

Việc ghi nhận này là căn cứ quan trọng để bảo vệ công chứng viên công chứng ngoài trụ sở khi phát sinh tranh chấp hoặc khiếu nại.

3.4. Nghĩa vụ bảo đảm tính khách quan và an toàn pháp lý

Công chứng viên phải bảo đảm không bị chi phối bởi áp lực, lợi ích hoặc sự can thiệp từ bất kỳ bên nào khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở. Trong trường hợp điều kiện khách quan không bảo đảm an toàn pháp lý, công chứng viên có nghĩa vụ dừng hoặc từ chối thực hiện công chứng.

>>> Xem thêm: Những điểm cần thảo luận gia đình trước khi viết Di chúc

4. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên khi vi phạm nghĩa vụ

Nếu công chứng viên vi phạm quyền và nghĩa vụ khi công chứng ngoài trụ sở, có thể phải chịu:

• Trách nhiệm kỷ luật

• Trách nhiệm bồi thường thiệt hại

• Trách nhiệm hành chính hoặc trách nhiệm pháp lý khác theo quy định

Trong nhiều trường hợp, sai phạm trong công chứng ngoài trụ sở là căn cứ để Tòa án xem xét tuyên văn bản công chứng vô hiệu.

5. Mối quan hệ giữa quyền và nghĩa vụ trong công chứng ngoài trụ sở

Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên có mối quan hệ song hành. Việc thực hiện đầy đủ nghĩa vụ là điều kiện để công chứng viên thực hiện quyền hành nghề một cách an toàn, độc lập và đúng pháp luật.

Đối với công chứng viên công chứng ngoài trụ sở, việc cân bằng giữa quyền từ chối và nghĩa vụ phục vụ người dân là yêu cầu mang tính nghề nghiệp cốt lõi.

6. Một số rủi ro nghề nghiệp nếu công chứng viên không thực hiện đúng quyền và nghĩa vụ

Thực tiễn cho thấy, các rủi ro thường phát sinh khi công chứng viên:

• Dễ dãi trong tiếp nhận yêu cầu công chứng ngoài trụ sở

• Không ghi nhận đầy đủ quá trình công chứng

• Không kiểm soát chặt chẽ điều kiện khách quan

Những rủi ro này có thể dẫn đến tranh chấp, khiếu nại và trách nhiệm bồi thường.

7. Kết luận

Khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên công chứng ngoài trụ sở vừa được pháp luật trao quyền chủ động hành nghề, vừa phải tuân thủ các nghĩa vụ nghiêm ngặt hơn để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Quyền và nghĩa vụ của công chứng viên không thay đổi về bản chất nhưng đòi hỏi mức độ cẩn trọng cao hơn do đặc thù về địa điểm thực hiện. Việc nhận thức và tuân thủ đúng các quy định này là yếu tố then chốt để bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng và uy tín của hoạt động công chứng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Nội dung vượt phạm vi pháp luật: Công chứng viên có được ký?

>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới

>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng chấm dứt hợp tác kinh doanh

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn công chứng hợp đồng bảo lãnh vay vốn

>>> Chi tiết bảng phí công chứng theo từng giá trị tài sản giao dịch

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com