Trong thực tiễn công chứng, các giao dịch được xác lập thông qua người đại diện theo ủy quyền chiếm tỷ lệ lớn, đặc biệt trong mua bán nhà đất, thế chấp, chuyển nhượng tài sản và ký kết hợp đồng dân sự. Khi phát sinh tranh chấp, vấn đề thường xoay quanh phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền và ý chí thực sự của người được đại diện. Trong bối cảnh đó, lưu trữ hồ sơ công chứng trở thành căn cứ pháp lý quan trọng để làm rõ tính hợp pháp của giao dịch và trách nhiệm của các bên liên quan. Bài viết phân tích lưu trữ hồ sơ công chứng khi có tranh chấp liên quan đến người đại diện theo ủy quyền dưới góc độ pháp lý và thực tiễn áp dụng.
>>> Xem thêm: Đây là địa điểm công chứng lâu năm, có nhiều kinh nghiệm xử lý hồ sơ phức tạp.
1. Người đại diện theo ủy quyền và ý nghĩa pháp lý trong giao dịch công chứng
1.1. Khái niệm người đại diện theo ủy quyền
Theo Điều 138 Bộ luật Dân sự 2015, đại diện theo ủy quyền là việc cá nhân, pháp nhân xác lập, thực hiện giao dịch dân sự thông qua người được ủy quyền trong phạm vi đại diện.
Việc xác lập giao dịch thông qua người đại diện theo ủy quyền chỉ có giá trị pháp lý khi:
-
Có căn cứ ủy quyền hợp pháp
-
Phạm vi ủy quyền rõ ràng
-
Thời hạn ủy quyền còn hiệu lực
1.2. Yêu cầu công chứng đối với văn bản ủy quyền
Theo Điều 562 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng ủy quyền là sự thỏa thuận giữa các bên. Đối với nhiều giao dịch liên quan đến bất động sản, văn bản ủy quyền phải được công chứng theo quy định pháp luật chuyên ngành.
Hồ sơ công chứng lưu trữ phản ánh đầy đủ nội dung, phạm vi và điều kiện ủy quyền tại thời điểm giao dịch được xác lập.
2. Lưu trữ hồ sơ công chứng liên quan đến người đại diện theo ủy quyền
2.1. Thành phần hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng lưu trữ đối với giao dịch có người đại diện theo ủy quyền bao gồm:
-
Văn bản ủy quyền đã được công chứng
-
Giấy tờ tùy thân của người ủy quyền và người được ủy quyền
-
Hợp đồng, giao dịch được xác lập thông qua ủy quyền
-
Lời chứng và chữ ký của công chứng viên
Việc lưu trữ đầy đủ các tài liệu này là cơ sở để đánh giá tính hợp pháp của hành vi đại diện.
2.2. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu.
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:
-
Người đại diện có đúng là người được ủy quyền hợp pháp hay không
-
Phạm vi ủy quyền có bao gồm giao dịch đang tranh chấp
-
Thời điểm xác lập giao dịch có còn hiệu lực ủy quyền
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ nhanh giúp bạn tiết kiệm thời gian đi lại và hạn chế tối đa sai sót hồ sơ.
3. Vai trò lưu trữ hồ sơ công chứng khi phát sinh tranh chấp về đại diện theo ủy quyền
3.1. Làm rõ phạm vi và giới hạn ủy quyền
Trong nhiều tranh chấp, bên ủy quyền cho rằng người được ủy quyền đã vượt quá phạm vi được giao. Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để đối chiếu:
-
Nội dung cụ thể của điều khoản ủy quyền
-
Các quyền được phép thực hiện
-
Các giới hạn hoặc điều kiện kèm theo
Theo Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, giao dịch vượt quá phạm vi đại diện chỉ có hiệu lực khi được người được đại diện chấp nhận.
3.2. Xác định thời hạn và hiệu lực của ủy quyền
Theo Điều 563 Bộ luật Dân sự 2015, thời hạn ủy quyền do các bên thỏa thuận hoặc theo quy định pháp luật.
Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp xác định:
-
Văn bản ủy quyền còn hiệu lực tại thời điểm giao dịch hay không
-
Có phát sinh các căn cứ chấm dứt ủy quyền theo Điều 569 Bộ luật Dân sự 2015 hay không
4. Lưu trữ hồ sơ công chứng và trách nhiệm pháp lý của các bên liên quan
4.1. Trách nhiệm của người được ủy quyền
Theo Điều 565 Bộ luật Dân sự 2015, người được ủy quyền phải thực hiện công việc đúng phạm vi, trung thực và vì lợi ích của người ủy quyền.
Khi có tranh chấp, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ để xác định:
-
Hành vi đại diện có phù hợp với nội dung ủy quyền
-
Có dấu hiệu lạm quyền hoặc vượt quyền hay không
4.2. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng
Theo Điều 7 và Điều 38 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra tính hợp pháp của giấy tờ và năng lực đại diện.
Nếu hồ sơ công chứng lưu trữ không đầy đủ, không phản ánh đúng nội dung ủy quyền, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải chịu trách nhiệm bồi thường theo Điều 38 Luật Công chứng 2014.
>>> Xem thêm: Khám phá ngay Văn phòng công chứng thứ 7 chủ nhật uy tín, mở cửa từ sáng đến tối.
5. Ví dụ minh họa thực tế
Một người được ủy quyền ký hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất với bên thứ ba. Sau đó, người ủy quyền khởi kiện cho rằng văn bản ủy quyền chỉ cho phép quản lý tài sản, không cho phép chuyển nhượng.
Khi giải quyết tranh chấp, Tòa án yêu cầu trích lục hồ sơ công chứng lưu trữ, trong đó thể hiện rõ:
-
Nội dung văn bản ủy quyền có điều khoản cho phép chuyển nhượng
-
Văn bản được công chứng hợp pháp
-
Thời điểm ký hợp đồng chuyển nhượng nằm trong thời hạn ủy quyền
Căn cứ hồ sơ công chứng lưu trữ và Điều 138, Điều 143 Bộ luật Dân sự 2015, Tòa án xác định giao dịch được xác lập đúng thẩm quyền đại diện và có hiệu lực pháp luật.
6. Kết luận
Trong các tranh chấp liên quan đến người đại diện theo ủy quyền, lưu trữ hồ sơ công chứng giữ vai trò then chốt trong việc xác định phạm vi đại diện, hiệu lực ủy quyền và tính hợp pháp của giao dịch. Hồ sơ công chứng được lưu trữ đầy đủ, chính xác không chỉ bảo vệ quyền lợi của người được đại diện và bên thứ ba ngay tình mà còn là căn cứ quan trọng để cơ quan có thẩm quyền giải quyết tranh chấp đúng pháp luật, bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Không chứng minh được sự tự nguyện: Công chứng viên xử lý sao?
>>> Công chứng ngoài trụ sở và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng
>>> Những lưu ý quan trọng khi sử dụng công chứng ngoài giờ hành chính.
>>> Thủ tục chứng thực chữ ký: Quy trình chuẩn tại cơ quan có thẩm quyền.
>>> Công chứng hợp đồng mua bán xe theo chuẩn pháp lý hiện hành.
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
