Sử dụng sai mục đích hồ sơ công chứng lưu trữ

Trong hoạt động công chứng, hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là tài liệu hành chính mà còn là nguồn chứng cứ pháp lý quan trọng, gắn liền với quyền và lợi ích hợp pháp của các bên trong giao dịch. Pháp luật quy định chặt chẽ về việc khai thác, sử dụng hồ sơ công chứng. Tuy nhiên, thực tiễn vẫn tồn tại các trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ bị sử dụng sai mục đích, gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến quyền riêng tư, an toàn pháp lý và trật tự quản lý nhà nước. Bài viết phân tích trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị sử dụng sai mục đích theo quy định pháp luật hiện hành.

>>> Xem thêm: Đừng để hồ sơ bị trả lại – chọn văn phòng công chứng chuyên nghiệp, chính xác từng chi tiết.

1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và nguyên tắc sử dụng đúng mục đích

1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ

Theo Điều 40 và Điều 61 Luật Công chứng 2014, HS công chứng là tập hợp các giấy tờ liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch và phải được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ đầy đủ, an toàn.

HS công chứng lưu trữ bao gồm các thông tin nhân thân, thông tin tài sản và nội dung giao dịch, được pháp luật bảo vệ nghiêm ngặt.

1.2. Nguyên tắc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ

Theo Điều 62 Luật Công chứng 2014, HS công chứng chỉ được sử dụng để:

• Phục vụ hoạt động công chứng

• Cung cấp thông tin theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền

• Phục vụ việc giải quyết tranh chấp theo quy định pháp luật

Việc sử dụng HS công chứng ngoài các mục đích này được xem là sử dụng sai mục đích.

2. Các hành vi sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ sai mục đích

2.1. Tiết lộ thông tin hồ sơ công chứng trái phép

Một trong những biểu hiện phổ biến của việc sử dụng HS công chứng lưu trữ sai mục đích là:

• Cung cấp thông tin hồ sơ cho cá nhân, tổ chức không có thẩm quyền

• Sao chụp, phát tán HS công chứng không đúng quy định

Hành vi này xâm phạm trực tiếp quyền bảo mật thông tin của người yêu cầu công chứng.

2.2. Sử dụng hồ sơ công chứng cho mục đích vụ lợi

Một số trường hợp HS công chứng lưu trữ bị sử dụng để:

• Phục vụ mục đích cá nhân

• Trục lợi tài chính

• Hỗ trợ cho giao dịch trái pháp luật

Những hành vi này làm sai lệch bản chất của hoạt động công chứng.

>>> Xem thêm: Đừng để thủ tục hành chính làm chậm tiến độ giao dịch – Dịch vụ sổ đỏ là lựa chọn an toàn.

3. Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị sử dụng sai mục đích

3.1. Trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng

Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng chịu trách nhiệm quản lý, bảo quản và sử dụng HS công chứng đúng quy định.

Khi HS công chứng lưu trữ bị sử dụng sai mục đích, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải:

• Bị xử phạt vi phạm hành chính

• Bị yêu cầu bồi thường thiệt hại theo Điều 584 Bộ luật Dân sự 2015

• Bị áp dụng các biện pháp xử lý theo pháp luật chuyên ngành

3.2. Trách nhiệm cá nhân của công chứng viên và người liên quan

Theo Điều 17 Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng.

Nếu công chứng viên hoặc nhân viên tổ chức hành nghề công chứng sử dụng HS công chứng sai mục đích, có thể:

• Bị xử lý kỷ luật

• Bị xử phạt vi phạm hành chính

• Bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây hậu quả nghiêm trọng theo quy định của pháp luật hình sự

4. Hệ quả pháp lý của việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ sai mục đích

4.1. Xâm phạm quyền và lợi ích hợp pháp của người yêu cầu công chứng

Việc sử dụng hồ sơ công chứng lưu trữ sai mục đích có thể dẫn đến:

• Lộ thông tin cá nhân

• Gây thiệt hại về tài sản

• Ảnh hưởng đến uy tín, danh dự của đương sự

Theo Điều 32 và Điều 38 Bộ luật Dân sự 2015, quyền về đời sống riêng tư và bí mật cá nhân được pháp luật bảo vệ.

4.2. Làm suy giảm giá trị và uy tín của hoạt động công chứng

HS công chứng bị sử dụng sai mục đích làm:

• Giảm niềm tin của người dân vào hoạt động công chứng

• Gây rủi ro pháp lý cho các giao dịch đã được công chứng

• Ảnh hưởng đến trật tự quản lý nhà nước về công chứng

>>> Xem thêm: Cách phát hiện chi tiết in ấn bất thường để Kiểm tra sổ đỏ giả

5. Ví dụ minh họa thực tế

Một cá nhân yêu cầu trích lục hồ sơ công chứng liên quan đến hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất của người khác mà không có giấy ủy quyền hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền. Nhân viên văn phòng công chứng đã cung cấp bản sao hồ sơ.

Sau đó, thông tin từ hồ sơ công chứng bị sử dụng để gây sức ép trong tranh chấp dân sự. Cơ quan có thẩm quyền xác định:

• Việc cung cấp hồ sơ là trái quy định của Luật Công chứng 2014

• Quyền lợi của người có tài sản bị xâm phạm

Từ đó phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với tổ chức hành nghề công chứng và cá nhân có liên quan.

6. Kết luận

Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị sử dụng sai mục đích là vấn đề có ý nghĩa quan trọng trong việc bảo vệ quyền riêng tư, quyền tài sản và bảo đảm tính nghiêm minh của pháp luật về công chứng. Việc sử dụng hồ sơ công chứng đúng mục đích không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên mà còn là yếu tố cốt lõi để duy trì giá trị pháp lý, uy tín và vai trò bảo đảm an toàn pháp lý của hoạt động công chứng trong xã hội.