Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, không ít giao dịch đã được công chứng nhưng vẫn phát sinh tranh chấp kéo dài, thậm chí bị khởi kiện nhiều lần với các căn cứ pháp lý khác nhau. Đối với các trường hợp này, hồ sơ công chứng lưu trữ trở thành nguồn chứng cứ trung tâm giúp Tòa án và các cơ quan có thẩm quyền đánh giá toàn diện giao dịch, xác định tính hợp pháp của văn bản công chứng và làm rõ trách nhiệm của các chủ thể liên quan. Việc phân tích lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch bị tranh chấp nhiều lần vì vậy có ý nghĩa đặc biệt quan trọng cả về lý luận và thực tiễn.
>>> Xem thêm: Chọn văn phòng công chứng uy tín: Giải pháp an toàn khi giao dịch nhà đất tiền tỷ
1. Giao dịch bị tranh chấp nhiều lần và yêu cầu khai thác hồ sơ công chứng
1.1. Đặc điểm của giao dịch bị tranh chấp nhiều lần
Giao dịch bị tranh chấp nhiều lần thường có các đặc điểm:
-
Tranh chấp phát sinh ở nhiều thời điểm khác nhau
-
Căn cứ khởi kiện đa dạng (vô hiệu, giả mạo, lừa dối, nhầm lẫn, vượt quá phạm vi đại diện…)
-
Chủ thể tranh chấp có thể thay đổi qua từng vụ việc
Trong các trường hợp này, việc xác định sự thật khách quan đòi hỏi phải có nguồn chứng cứ ổn định, xuyên suốt qua các giai đoạn tranh chấp.
1.2. Vai trò nền tảng của hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo “Điều 5 Luật Công chứng 2014”, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu. Hồ sơ công chứng lưu trữ giúp:
-
Đảm bảo tính liên tục của chứng cứ qua nhiều lần tranh chấp
-
Tránh mâu thuẫn trong việc xác định nội dung giao dịch
-
Làm rõ bối cảnh giao kết tại thời điểm công chứng
>>> Xem thêm: 3 bước đơn giản để hoàn tất hồ sơ cùng dịch vụ làm sổ đỏ
2. Căn cứ pháp lý về lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch có tranh chấp
2.1. Quy định về hồ sơ công chứng và lưu trữ
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng và các giấy tờ liên quan. “Điều 62 Luật Công chứng 2014” quy định tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, an toàn và có thể trích xuất khi có yêu cầu hợp pháp.
Đối với giao dịch bị tranh chấp nhiều lần, yêu cầu lưu trữ chính xác, nguyên vẹn hồ sơ càng mang tính quyết định.
2.2. Nghĩa vụ cung cấp hồ sơ công chứng khi có tranh chấp
Theo quy định pháp luật tố tụng, Tòa án có quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ để phục vụ việc giải quyết tranh chấp. Việc cung cấp phải đúng, đầy đủ và phản ánh trung thực nội dung hồ sơ gốc.
3. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ trong các lần tranh chấp tiếp theo
3.1. Căn cứ ổn định nội dung giao dịch
Trong các vụ tranh chấp lặp lại, hồ sơ công chứng lưu trữ đóng vai trò “chuẩn mực đối chiếu” để:
-
So sánh các lập luận, yêu cầu khởi kiện qua từng lần
-
Kiểm tra sự thay đổi trong lời khai của các bên
-
Xác định có hay không việc phát sinh tình tiết mới
3.2. Cơ sở đánh giá trách nhiệm pháp lý của các bên
Thông qua hồ sơ lưu trữ, Tòa án có thể đánh giá:
-
Bên yêu cầu công chứng có cung cấp thông tin trung thực hay không
-
Công chứng viên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kiểm tra, giải thích chưa
-
Trách nhiệm phát sinh thuộc về bên nào trong từng giai đoạn tranh chấp
>>> Xem thêm: Công chứng mua bán xe cam kết mua bán xe & công chứng
4. Trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng
Theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải hành nghề trung thực, khách quan và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện. Đối với giao dịch bị tranh chấp nhiều lần, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ trực tiếp để:
-
Đánh giá chất lượng hành nghề của công chứng viên
-
Xác định có hay không sai sót trong quy trình công chứng
-
Làm rõ trách nhiệm bồi thường nếu có thiệt hại phát sinh theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014”
5. Ví dụ minh họa thực tế
Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng hợp pháp nhưng sau đó phát sinh tranh chấp về giá chuyển nhượng và tình trạng pháp lý của thửa đất. Vụ việc đã được Tòa án giải quyết một lần và bác yêu cầu tuyên vô hiệu. Sau đó, bên khởi kiện tiếp tục khởi kiện lần thứ hai với lý do bị lừa dối khi ký hợp đồng. Hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện rõ biên bản giải thích của công chứng viên, giấy tờ pháp lý của thửa đất và chữ ký của các bên tại thời điểm công chứng. Trên cơ sở hồ sơ này, Tòa án xác định không có căn cứ mới để xem xét lại giao dịch và bác yêu cầu khởi kiện lần tiếp theo.
6. Nhận xét và kiến nghị
Thực tiễn cho thấy, lưu trữ hồ sơ công chứng đối với giao dịch bị tranh chấp nhiều lần không chỉ bảo đảm giá trị chứng cứ mà còn góp phần hạn chế tình trạng khởi kiện kéo dài, gây tốn kém thời gian và chi phí xã hội. Do đó, cần:
-
Nâng cao tiêu chuẩn lập và lưu trữ hồ sơ công chứng
-
Tăng cường trách nhiệm giải trình của tổ chức hành nghề công chứng
-
Đẩy mạnh số hóa hồ sơ công chứng để bảo đảm tính toàn vẹn lâu dài
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ là trụ cột pháp lý trong việc giải quyết các giao dịch bị tranh chấp nhiều lần, giúp bảo đảm tính ổn định của giao dịch và sự nhất quán trong hoạt động xét xử. Việc tuân thủ nghiêm các quy định của Luật Công chứng trong lưu trữ và khai thác hồ sơ công chứng là điều kiện tiên quyết để bảo vệ giao dịch hợp pháp và nâng cao hiệu quả giải quyết tranh chấp.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Trình tự kiểm tra năng lực hành vi khi công chứng ngoài trụ sở
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
