Trong quá trình điều tra các vụ việc hình sự, kinh tế, tham nhũng hoặc các hành vi vi phạm pháp luật có liên quan đến giao dịch dân sự, hồ sơ công chứng lưu trữ thường được xem là nguồn chứng cứ quan trọng để xác minh chủ thể, ý chí giao kết, thời điểm xác lập và nội dung giao dịch. Tuy nhiên, việc trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ phục vụ điều tra không phải là hoạt động tùy nghi mà phải tuân thủ chặt chẽ các quy định về thẩm quyền, trình tự, bảo mật thông tin và trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng. Bài viết phân tích khung pháp lý hiện hành và ý nghĩa thực tiễn của hoạt động này.
>>> Xem thêm: Ký hợp đồng vay vốn cần gấp, nên liên hệ văn phòng công chứng nào để được ưu tiên?
1. Khái quát về trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ phục vụ điều tra
Trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ là việc tổ chức hành nghề công chứng cung cấp bản sao, trích lục hoặc cho phép tiếp cận hồ sơ công chứng theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan tiến hành tố tụng nhằm phục vụ hoạt động điều tra, xác minh vụ việc.
Hoạt động này khác với việc cung cấp thông tin theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức thông thường bởi:
-
Chủ thể yêu cầu là cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng
-
Mục đích sử dụng là phục vụ điều tra, làm rõ hành vi vi phạm pháp luật
-
Phạm vi cung cấp chịu sự điều chỉnh chặt chẽ về bảo mật thông tin
2. Căn cứ pháp lý của việc trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ
2.1. Nghĩa vụ lưu trữ và cung cấp hồ sơ công chứng
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng và toàn bộ giấy tờ liên quan, phải được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Đồng thời, “Điều 62 Luật Công chứng 2014” quy định tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng, trích lục hồ sơ công chứng khi có yêu cầu hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền.
2.2. Căn cứ từ pháp luật tố tụng
Theo pháp luật tố tụng, cơ quan điều tra có quyền thu thập tài liệu, chứng cứ phục vụ điều tra vụ án. Trong đó, hồ sơ công chứng được coi là nguồn chứng cứ quan trọng để:
-
Xác minh tính hợp pháp của giao dịch
-
Làm rõ hành vi gian dối, giả mạo hoặc tẩu tán tài sản
-
Xác định trách nhiệm của các chủ thể liên quan
Việc yêu cầu trích xuất hồ sơ công chứng phải được thể hiện bằng văn bản và đúng thẩm quyền.
>>> Xem thêm: So sánh giữa dịch vụ làm sổ đỏ tư nhân và cơ quan nhà nước
3. Phạm vi và giới hạn của việc trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ
3.1. Phạm vi hồ sơ được trích xuất
Cơ quan điều tra chỉ được yêu cầu trích xuất những tài liệu:
-
Có liên quan trực tiếp đến vụ việc đang điều tra
-
Phù hợp với nội dung yêu cầu ghi trong văn bản trưng cầu hoặc yêu cầu cung cấp tài liệu
Việc yêu cầu cung cấp tràn lan, không xác định rõ phạm vi là không phù hợp với nguyên tắc bảo mật trong hoạt động công chứng.
3.2. Giới hạn về bảo mật thông tin công chứng
Theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin về nội dung công chứng, trừ trường hợp “phải cung cấp theo yêu cầu bằng văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền”.
Do đó, việc trích xuất hồ sơ công chứng chỉ hợp pháp khi:
-
Có yêu cầu bằng văn bản
-
Đúng thẩm quyền
-
Phục vụ mục đích điều tra theo quy định pháp luật
4. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ trong hoạt động điều tra
Hồ sơ công chứng lưu trữ có giá trị đặc biệt trong điều tra bởi:
-
Phản ánh trung thực nội dung giao dịch tại thời điểm xác lập
-
Thể hiện ý chí tự nguyện của các bên
-
Ghi nhận việc kiểm tra hồ sơ, giải thích pháp luật của công chứng viên
Trong nhiều vụ án, hồ sơ công chứng lưu trữ được sử dụng để đối chiếu với lời khai của các đương sự, qua đó xác định dấu hiệu gian dối hoặc giả mạo.
>>> Xem thêm: Kinh nghiệm thực tế khi sử dụng công chứng thừa kế để tránh tranh chấp
5. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng khi trích xuất hồ sơ phục vụ điều tra
Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm:
-
Trích xuất đúng hồ sơ theo yêu cầu hợp pháp
-
Bảo đảm tính đầy đủ, trung thực của tài liệu cung cấp
-
Không làm sai lệch, che giấu hoặc tiêu hủy hồ sơ
Nếu từ chối cung cấp hồ sơ trái pháp luật hoặc cung cấp không đầy đủ, tổ chức hành nghề công chứng có thể bị xem xét trách nhiệm pháp lý theo quy định.
Ngược lại, nếu cung cấp hồ sơ vượt quá phạm vi yêu cầu hoặc không đúng thẩm quyền, tổ chức hành nghề công chứng cũng có thể vi phạm nghĩa vụ bảo mật.
6. Ví dụ minh họa thực tế
Trong một vụ án lừa đảo chiếm đoạt tài sản liên quan đến việc chuyển nhượng quyền sử dụng đất, cơ quan điều tra đã có văn bản yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng trích xuất hồ sơ công chứng của hợp đồng chuyển nhượng. Hồ sơ lưu trữ cho thấy bên chuyển nhượng đã sử dụng giấy tờ tùy thân hợp lệ tại thời điểm công chứng và cam kết tài sản không có tranh chấp. Tuy nhiên, đối chiếu với tài liệu khác, cơ quan điều tra xác định chữ ký trong hợp đồng là giả mạo. Trên cơ sở hồ sơ công chứng lưu trữ, cơ quan điều tra làm rõ hành vi phạm tội của đối tượng giả mạo, đồng thời xác định công chứng viên không có lỗi do đã thực hiện đúng quy trình nghiệp vụ.
7. Nhận xét và kiến nghị
Có thể khẳng định rằng, trích xuất hồ sơ công chứng lưu trữ phục vụ điều tra là cơ chế pháp lý cần thiết để bảo đảm hiệu quả đấu tranh phòng, chống tội phạm. Tuy nhiên, hoạt động này cần được thực hiện trong khuôn khổ pháp luật chặt chẽ nhằm:
-
Bảo vệ bí mật thông tin công chứng
-
Tránh lạm dụng quyền yêu cầu cung cấp hồ sơ
-
Bảo đảm quyền và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan
Trong thời gian tới, cần có hướng dẫn cụ thể hơn về quy trình trích xuất, sao lưu và bàn giao hồ sơ công chứng phục vụ điều tra nhằm thống nhất áp dụng trong thực tiễn.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ có giá trị cao trong hoạt động điều tra. Việc trích xuất hồ sơ công chứng phục vụ điều tra vừa là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng, vừa là hoạt động phải được kiểm soát chặt chẽ để bảo đảm nguyên tắc bảo mật và an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự. Nhận thức đúng và áp dụng đúng các quy định pháp luật liên quan sẽ góp phần nâng cao hiệu quả điều tra và giữ vững vai trò của công chứng trong hệ thống pháp luật.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Trình tự kiểm tra năng lực hành vi khi công chứng ngoài trụ sở
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
