Trong bối cảnh các giao dịch dân sự và thương mại ngày càng phức tạp, hành vi gian lận giao dịch xuất hiện dưới nhiều hình thức tinh vi như giả mạo chủ thể, che giấu thông tin, giao kết giao dịch giả tạo hoặc lợi dụng sự thiếu hiểu biết của bên còn lại. Trong cơ chế phòng ngừa và xử lý gian lận, hồ sơ công chứng lưu trữ giữ vai trò đặc biệt quan trọng, không chỉ giúp xác lập giá trị pháp lý của giao dịch mà còn là công cụ hữu hiệu để nhận diện, ngăn chặn và xử lý các hành vi gian lận khi tranh chấp phát sinh.
>>> Xem thêm: Khi bố mẹ để lại di sản, nên tìm văn phòng công chứng nào để lập văn bản thừa kế hợp pháp?
1. Gian lận giao dịch và yêu cầu kiểm soát bằng cơ chế công chứng
1.1. Khái quát về gian lận giao dịch
Gian lận giao dịch được hiểu là hành vi cố ý cung cấp thông tin sai sự thật, che giấu sự thật quan trọng hoặc sử dụng thủ đoạn nhằm làm cho bên còn lại hiểu sai lệch về nội dung giao dịch, từ đó xác lập quan hệ dân sự trái với ý chí thực sự của họ.
Theo “Điều 127 Bộ luật Dân sự 2015”, giao dịch dân sự được xác lập do bị lừa dối có thể bị tuyên vô hiệu. Tuy nhiên, việc chứng minh hành vi lừa dối trong thực tiễn không đơn giản và phụ thuộc rất lớn vào nguồn chứng cứ hợp pháp, trong đó có hồ sơ công chứng lưu trữ.
1.2. Công chứng như một hàng rào phòng ngừa gian lận
Hoạt động công chứng nhằm bảo đảm tính hợp pháp, tính xác thực và tính tự nguyện của giao dịch. Theo “Điều 2 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên có trách nhiệm chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự.
Khi giao dịch được công chứng, hồ sơ công chứng không chỉ phục vụ mục đích lưu trữ hành chính mà còn trở thành cơ chế kiểm soát gian lận ngay từ giai đoạn hình thành giao dịch.
2. Hồ sơ công chứng lưu trữ – công cụ nhận diện dấu hiệu gian lận giao dịch
2.1. Nội dung hồ sơ công chứng phản ánh toàn diện giao dịch
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng, giấy tờ tùy thân, tài liệu chứng minh quyền, nghĩa vụ của các bên và các giấy tờ liên quan khác. Những tài liệu này cho phép:
-
Xác định chính xác chủ thể tham gia giao dịch
-
Kiểm tra năng lực hành vi dân sự
-
Đối chiếu nội dung giao dịch với bối cảnh thực tế
Khi xảy ra nghi vấn gian lận, hồ sơ lưu trữ là căn cứ đầu tiên để đối chiếu xem có sự không thống nhất giữa ý chí thực tế và nội dung đã được công chứng hay không.
2.2. Vai trò của hồ sơ lưu trữ trong phát hiện giả mạo
Trong nhiều vụ việc, gian lận giao dịch xuất phát từ việc giả mạo chữ ký, giả mạo giấy tờ hoặc mạo danh chủ thể. Hồ sơ công chứng lưu trữ thường kèm theo:
-
Bản sao giấy tờ gốc đã đối chiếu
-
Dấu vân tay, chữ ký mẫu
-
Biên bản xác nhận việc ký kết trước mặt công chứng viên
Những tài liệu này có giá trị đặc biệt trong việc phát hiện và chứng minh hành vi giả mạo khi tranh chấp phát sinh.
>>> Xem thêm: Lợi ích thật khi sử dụng dịch vụ làm sổ đỏ chuyên nghiệp
3. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ trong xử lý gian lận giao dịch
3.1. Giá trị chứng cứ theo Luật Công chứng
Theo “Điều 5 Luật Công chứng 2014”, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu. Hồ sơ công chứng lưu trữ là cơ sở để xác minh:
-
Quy trình công chứng có được thực hiện đúng luật hay không
-
Ý chí tự nguyện của các bên tại thời điểm giao kết
Trong trường hợp có dấu hiệu gian lận, hồ sơ lưu trữ giúp phân định rõ trách nhiệm giữa người yêu cầu công chứng và công chứng viên.
3.2. Căn cứ xác định trách nhiệm pháp lý
Nếu gian lận xuất phát từ phía người yêu cầu công chứng, hồ sơ lưu trữ chứng minh rằng công chứng viên đã thực hiện đầy đủ nghĩa vụ giải thích, kiểm tra và cảnh báo rủi ro. Ngược lại, nếu hồ sơ lưu trữ không đầy đủ, thiếu tài liệu quan trọng, tổ chức hành nghề công chứng có thể phải chịu trách nhiệm theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014” về bồi thường thiệt hại.
4. Vai trò phòng ngừa gian lận giao dịch từ góc độ trách nhiệm công chứng viên
Theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải hành nghề trung thực, khách quan và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện. Hồ sơ công chứng lưu trữ là bằng chứng trực tiếp thể hiện:
-
Mức độ tuân thủ quy trình nghiệp vụ
-
Việc kiểm tra thông tin, giấy tờ
-
Việc giải thích quyền, nghĩa vụ và hậu quả pháp lý của giao dịch
Thông qua việc lưu trữ đầy đủ, chặt chẽ hồ sơ công chứng, công chứng viên góp phần ngăn chặn gian lận ngay từ khâu tiếp nhận và xử lý hồ sơ.
>>> Xem thêm: Mất bao lâu để hoàn thành một hồ sơ dịch thuật công chứng?
5. Ví dụ minh họa thực tế
Trong một vụ tranh chấp chuyển nhượng quyền sử dụng đất, bên bán cho rằng đã bị lừa ký hợp đồng do không được giải thích đầy đủ về giá chuyển nhượng thực tế. Tuy nhiên, hồ sơ công chứng lưu trữ thể hiện rõ biên bản công chứng viên đã giải thích nội dung hợp đồng, giá chuyển nhượng, quyền và nghĩa vụ của các bên; hợp đồng được ký trước mặt công chứng viên và có chữ ký xác nhận đầy đủ. Trên cơ sở hồ sơ này, Tòa án xác định không có căn cứ chứng minh hành vi gian lận từ phía bên mua và giao dịch không bị tuyên vô hiệu.
6. Nhận xét và kiến nghị
Có thể khẳng định rằng, vai trò hồ sơ công chứng lưu trữ trong phòng chống gian lận giao dịch không chỉ thể hiện ở giai đoạn giải quyết tranh chấp mà còn mang ý nghĩa phòng ngừa ngay từ khi giao dịch được xác lập. Việc tăng cường chất lượng lập, quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng là giải pháp thiết thực nhằm hạn chế rủi ro gian lận, nâng cao tính an toàn và minh bạch của các giao dịch dân sự, thương mại.
Kết luận
Hồ sơ công chứng lưu trữ là “lá chắn pháp lý” quan trọng trong phòng chống gian lận giao dịch, giúp bảo vệ giao dịch hợp pháp, xác định rõ trách nhiệm của các bên và của công chứng viên. Việc tuân thủ nghiêm các quy định của Luật Công chứng và Bộ luật Dân sự trong lập và lưu trữ hồ sơ công chứng là điều kiện tiên quyết để xây dựng môi trường giao dịch an toàn, minh bạch và bền vững.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Trình tự kiểm tra năng lực hành vi khi công chứng ngoài trụ sở
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
