Cắt xén hồ sơ công chứng lưu trữ: Trách nhiệm pháp lý

Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ pháp lý quan trọng phản ánh trung thực, đầy đủ nội dung giao dịch đã được công chứng. Trong thực tiễn, việc hồ sơ công chứng lưu trữ bị cắt xén nội dung có thể làm sai lệch bản chất giao dịch, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền và lợi ích hợp pháp của các bên, đồng thời gây khó khăn cho cơ quan có thẩm quyền khi giải quyết tranh chấp. Bài viết phân tích trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ bị cắt xén nội dung dưới góc độ pháp luật hiện hành và thực tiễn áp dụng.

>>> Xem thêm: Nếu bạn chưa biết chuẩn bị gì khi đi công chứng, tại đây có hướng dẫn cực chi tiết.

1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và yêu cầu bảo đảm tính toàn vẹn nội dung

1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ

Theo Điều 61 Luật Công chứng 2014, hồ sơ công chứng bao gồm hợp đồng, giao dịch đã được công chứng, giấy tờ liên quan và các tài liệu phát sinh trong quá trình công chứng, được tổ chức hành nghề công chứng lưu trữ theo quy định pháp luật.

HS công chứng lưu trữ phải bảo đảm:

• Đầy đủ nội dung so với thời điểm công chứng

• Không bị sửa chữa, cắt xén, thêm bớt trái phép

• Phản ánh trung thực ý chí của các bên tham gia giao dịch

1.2. Yêu cầu pháp lý về tính toàn vẹn của hồ sơ công chứng

Theo Điều 7 Luật Công chứng 2014, công chứng viên phải tuân thủ nguyên tắc khách quan, trung thực và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng.

Việc cắt xén nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ là hành vi vi phạm trực tiếp nghĩa vụ bảo quản và lưu trữ hồ sơ theo quy định pháp luật.

2. Hành vi cắt xén nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ và hệ quả pháp lý

2.1. Thế nào là cắt xén nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ

Cắt xén nội dung HS công chứng lưu trữ được hiểu là việc:

• Loại bỏ một phần trang, điều khoản hoặc phụ lục hợp đồng

• Không lưu trữ đầy đủ các tài liệu đã được công chứng

• Làm mất đi các nội dung quan trọng liên quan đến quyền, nghĩa vụ của các bên

Hành vi này làm cho hồ sơ công chứng lưu trữ không còn phản ánh đúng nội dung giao dịch đã được chứng nhận.

2.2. Ảnh hưởng của việc cắt xén nội dung đến giá trị pháp lý

Theo Điều 5 Luật Công chứng 2014, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ. Tuy nhiên, nếu HS công chứng lưu trữ bị cắt xén nội dung, giá trị chứng cứ của hồ sơ có thể bị:

• Nghi ngờ về tính xác thực

• Bị yêu cầu giám định, đối chiếu

• Làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực hợp đồng theo Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015

>>> Xem thêm: Đừng để thiếu kinh nghiệm khiến hồ sơ bị trả lại — hãy sử dụng Dịch vụ sang tên sổ đỏ trọn gói ngay từ đầu.

3. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng khi hồ sơ bị cắt xén nội dung

3.1. Trách nhiệm dân sự

Theo Điều 38 Luật Công chứng 2014, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu lỗi của mình gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng.

Trường hợp HS công chứng lưu trữ bị cắt xén nội dung dẫn đến:

• Không bảo vệ được quyền lợi của các bên

• Gây thiệt hại về tài sản hoặc quyền lợi hợp pháp

Tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm bồi thường theo quy định của Bộ luật Dân sự 2015.

3.2. Trách nhiệm hành chính

Theo quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực bổ trợ tư pháp, hành vi lưu trữ HS công chứng không đầy đủ, làm sai lệch nội dung hồ sơ có thể bị:

• Xử phạt vi phạm hành chính

• Áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả

• Bị xem xét trách nhiệm của công chứng viên liên quan

3.3. Trách nhiệm hình sự trong trường hợp nghiêm trọng

Nếu hành vi cắt xén nội dung HS công chứng lưu trữ có dấu hiệu cố ý, nhằm che giấu thông tin hoặc tạo điều kiện cho hành vi gian dối, có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo các quy định của Bộ luật Hình sự 2015 sửa đổi bổ sung 2017, tùy tính chất và mức độ vi phạm.

4. Vai trò của hồ sơ công chứng lưu trữ trong giải quyết tranh chấp khi bị cắt xén nội dung

4.1. Căn cứ đối chiếu và phục hồi nội dung giao dịch

Khi phát sinh tranh chấp, cơ quan có thẩm quyền có thể:

• Đối chiếu hồ sơ công chứng lưu trữ với bản chính do các bên giữ

• Đối chiếu với sổ công chứng và dữ liệu liên quan

• Xác minh trách nhiệm phát sinh từ việc cắt xén nội dung

Theo Điều 95 Bộ luật Tố tụng dân sự 2015, tài liệu công chứng là chứng cứ hợp pháp nếu được thu thập đúng trình tự.

4.2. Xác định lỗi và trách nhiệm pháp lý của các bên

HS công chứng lưu trữ bị cắt xén nội dung là căn cứ quan trọng để:

• Xác định lỗi thuộc về tổ chức hành nghề công chứng hay cá nhân liên quan

• Phân định trách nhiệm bồi thường thiệt hại

• Đánh giá tính hợp pháp của giao dịch đang tranh chấp

>>> Xem thêm: Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ giá trị pháp lý của Chứng thực trong hồ sơ.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Một hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất được công chứng, trong đó có điều khoản thỏa thuận về phạm vi bảo đảm nghĩa vụ. Khi xảy ra tranh chấp, HS công chứng lưu trữ tại văn phòng công chứng bị thiếu trang thể hiện điều khoản này.

Tòa án tiến hành thu thập chứng cứ và xác định:

• Bản hợp đồng do các bên giữ có đầy đủ điều khoản

• Hồ sơ công chứng lưu trữ bị cắt xén nội dung quan trọng

• Việc cắt xén làm ảnh hưởng đến việc xác định phạm vi nghĩa vụ bảo đảm

Căn cứ Điều 61 và Điều 38 Luật Công chứng 2014, Tòa án xác định tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm trong việc lưu trữ không đầy đủ hồ sơ, từ đó xem xét trách nhiệm bồi thường thiệt hại phát sinh.

6. Kết luận

Hồ sơ công chứng lưu trữ bị cắt xén nội dung là hành vi vi phạm nghiêm trọng nghĩa vụ lưu trữ và bảo quản hồ sơ công chứng, có thể kéo theo trách nhiệm dân sự, hành chính và thậm chí hình sự. Việc bảo đảm tính toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ công chứng không chỉ là nghĩa vụ pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng mà còn là yếu tố then chốt bảo vệ an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự và quyền lợi hợp pháp của các bên tham gia giao dịch.