Trong thực tiễn áp dụng, nhiều người dân và cả doanh nghiệp thắc mắc liệu đóng dấu khi công chứng ngoài trụ sở có bắt buộc phải thực hiện ngay tại địa điểm ký kết hay không. Sự băn khoăn này xuất phát từ việc con dấu của tổ chức hành nghề công chứng thường được quản lý chặt chẽ tại trụ sở. Nếu hiểu không đúng quy định, người yêu cầu công chứng có thể nghi ngờ giá trị pháp lý của văn bản hoặc phát sinh tranh chấp không đáng có. Do đó, việc làm rõ nghĩa vụ đóng dấu trong công chứng ngoài trụ sở là cần thiết để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch.
>>> Xem thêm: Những loại giấy tờ bắt buộc phải công chứng tại văn phòng công chứng
1. Vai trò pháp lý của con dấu trong hoạt động công chứng
Theo Luật Công chứng 2024, văn bản công chứng chỉ có giá trị pháp lý khi được lập đúng hình thức và có đầy đủ chữ ký của công chứng viên kèm theo con dấu của tổ chức hành nghề công chứng.
Quy định mang tính nguyên tắc được ghi nhận rõ:
“Văn bản công chứng có hiệu lực kể từ ngày được công chứng viên ký và được đóng dấu của tổ chức hành nghề công chứng.”
Như vậy, con dấu là điều kiện bắt buộc để xác lập hiệu lực pháp lý của văn bản công chứng, bao gồm cả công chứng tại trụ sở và công chứng ngoài trụ sở.
2. Đóng dấu khi công chứng ngoài trụ sở có bắt buộc thực hiện tại chỗ không?
Pháp luật hiện hành không quy định bắt buộc việc đóng dấu phải thực hiện ngay tại địa điểm công chứng ngoài trụ sở. Luật Công chứng 2024 chỉ yêu cầu văn bản công chứng phải được ký bởi công chứng viên và đóng dấu hợp lệ của tổ chức hành nghề công chứng, mà không gắn nghĩa vụ này với không gian hay thời điểm cụ thể tại nơi ký kết.
Do đó, về mặt pháp lý, đóng dấu khi công chứng ngoài trụ sở có thể được thực hiện sau khi công chứng viên hoàn tất việc ký văn bản và trở về trụ sở để đóng dấu theo quy trình quản lý con dấu.
3. Cách thức thực hiện việc đóng dấu trong thực tiễn hành nghề
3.1. Trường hợp đóng dấu ngay tại địa điểm công chứng
Trong một số tình huống đặc biệt, tổ chức hành nghề công chứng có thể bố trí việc đóng dấu ngay tại chỗ nếu bảo đảm đầy đủ điều kiện quản lý, sử dụng con dấu theo quy định. Cách làm này giúp người yêu cầu công chứng nhận được văn bản hoàn chỉnh ngay sau khi ký.
Tuy nhiên, đây là phương án linh hoạt, không phải nghĩa vụ pháp lý bắt buộc.
3.2. Trường hợp đóng dấu tại trụ sở sau khi ký
Phổ biến hơn trong thực tiễn là công chứng viên tiến hành ký văn bản tại địa điểm ngoài trụ sở, sau đó mang văn bản về trụ sở để thực hiện việc đóng dấu theo quy trình nội bộ.
Cách thức này phù hợp với yêu cầu quản lý con dấu chặt chẽ, đồng thời không làm ảnh hưởng đến giá trị pháp lý của văn bản công chứng.
4. Hiểu sai phổ biến về đóng dấu khi công chứng ngoài trụ sở
Một số người cho rằng nếu không đóng dấu ngay tại chỗ thì văn bản công chứng sẽ “chưa có hiệu lực” hoặc “có nguy cơ vô hiệu”. Đây là cách hiểu không chính xác.
Hiệu lực của văn bản công chứng chỉ được xác lập khi có đủ chữ ký của công chứng viên và con dấu hợp pháp, chứ không phụ thuộc vào việc con dấu được đóng ở đâu.
>>> Xem thêm: Các bước chuẩn bị hồ sơ khi sử dụng dịch vụ sổ đỏ sang tên nhà đất
5. Rủi ro pháp lý nếu quy trình đóng dấu không được kiểm soát chặt chẽ
Mặc dù không bắt buộc đóng dấu tại chỗ, nhưng việc quản lý và sử dụng con dấu trong công chứng ngoài trụ sở vẫn phải tuân thủ nghiêm ngặt quy định pháp luật. Nếu xảy ra các vi phạm như:
-
Đóng dấu khi chưa có chữ ký hợp lệ của công chứng viên
-
Sử dụng con dấu không đúng thẩm quyền
-
Làm thất lạc hoặc sử dụng sai mục đích
thì văn bản công chứng có thể bị xem xét về tính hợp pháp, kéo theo trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng.
6. Tòa án đánh giá thế nào khi phát sinh tranh chấp?
Khi tranh chấp xảy ra, Tòa án không xem xét việc đóng dấu khi công chứng ngoài trụ sở dựa trên địa điểm thực hiện, mà tập trung vào các yếu tố:
-
Con dấu có đúng của tổ chức hành nghề công chứng hay không
-
Thời điểm đóng dấu có phù hợp với trình tự công chứng
-
Việc ký và đóng dấu có tuân thủ Luật Công chứng
Chỉ khi có vi phạm nghiêm trọng về trình tự, thủ tục thì văn bản công chứng mới có nguy cơ bị tuyên vô hiệu.
>>> Xem thêm: Lệ phí trước bạ được tính như thế nào? khi mua bán nhà đất giữa vợ chồng
7. Lưu ý cho người dân khi nhận văn bản công chứng ngoài trụ sở
Để tránh hiểu lầm và rủi ro pháp lý, người dân nên lưu ý:
-
Kiểm tra kỹ văn bản đã có đầy đủ chữ ký và con dấu trước khi sử dụng
-
Hỏi rõ thời điểm nhận bản chính đã được đóng dấu
-
Không sử dụng văn bản chưa hoàn tất thủ tục đóng dấu vào các giao dịch tiếp theo
Những lưu ý này giúp bảo đảm giá trị pháp lý và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
8. Kết luận
Pháp luật không bắt buộc phải đóng dấu tại chỗ khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở. Điều quan trọng là văn bản công chứng phải được ký đúng thẩm quyền và được đóng dấu hợp lệ của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định. Việc hiểu đúng quy trình đóng dấu khi công chứng ngoài trụ sở giúp người dân yên tâm hơn khi sử dụng văn bản công chứng và tránh được những tranh chấp, rủi ro pháp lý không đáng có.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Nội dung vượt phạm vi pháp luật: Công chứng viên có được ký?
>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng chấm dứt hợp tác kinh doanh
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn công chứng hợp đồng bảo lãnh vay vốn
>>> Chi tiết bảng phí công chứng theo từng giá trị tài sản giao dịch
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
