Trong thời đại chuyển đổi số mạnh mẽ, nhu cầu công chứng, sao y giấy tờ online ngày càng gia tăng, đặc biệt với những người bận rộn, ở xa cơ quan công chứng hoặc không thể trực tiếp đến nộp hồ sơ. Tuy nhiên, liệu pháp luật hiện hành có cho phép thực hiện sao y giấy tờ online hay không? Hãy cùng tìm hiểu cụ thể trong bài viết này.
1. Căn cứ pháp lý về sao y giấy tờ và công chứng điện tử
Theo Luật Công chứng 2014, Nghị định 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP về thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử, công chứng và chứng thực vẫn là thủ tục hành chính phải có bản giấy để đối chiếu bản chính – tức là chưa thể thực hiện hoàn toàn online.
Tuy nhiên, hiện nay pháp luật đã cho phép một số bước trong quy trình công chứng, chứng thực được thực hiện qua mạng, đặc biệt là nộp hồ sơ đăng ký trước qua Cổng Dịch vụ công.
2. Có thể sao y giấy tờ online được không?
2.1 Không thể sao y giấy tờ 100% online
Hiện nay, pháp luật Việt Nam chưa cho phép người dân gửi bản scan và được cấp bản sao y qua mạng. Điều này là do:
Phải đối chiếu trực tiếp bản chính với bản sao
Việc chứng thực phải được thực hiện bởi người có thẩm quyền tại UBND hoặc tổ chức hành nghề công chứng
Tuy nhiên, việc thực hiện một phần thủ tục qua mạng là hoàn toàn khả thi.
Việc này giúp tiết kiệm thời gian chờ đợi, chuẩn bị giấy tờ đúng và giảm thiểu tiếp xúc trực tiếp.
Ví dụ minh họa:
Chị Hằng ở TP.HCM cần sao y học bạ và bằng tốt nghiệp để nộp hồ sơ du học. Thay vì xếp hàng tại phường, chị truy cập cổng DVCQG, đăng ký dịch vụ “Chứng thực bản sao từ bản chính”, khai thông tin, đính kèm file scan trước để cán bộ kiểm tra, sau đó đến phường theo lịch hẹn mang bản gốc đối chiếu và nhận bản sao y nhanh chóng.
Tuy nhiên, văn bản công chứng phải có chữ ký số, mã định danh và được lưu trữ trên hệ thống công chứng điện tử – không áp dụng cho sao y giấy tờ dân sự thông thường như hộ khẩu, CCCD, học bạ, bằng cấp.
4. Những lưu ý khi đăng ký sao y giấy tờ online
4.1 Không gửi ảnh mờ, ảnh chụp không rõ nội dung
Ảnh scan nên là file PDF, rõ nét, không bị mất góc để cán bộ dễ kiểm tra.
4.2 Phải mang bản gốc đến đối chiếu khi nhận kết quả
Không thể chỉ gửi bản scan và nhận kết quả qua mạng như các dịch vụ online khác.
4.3 Nên liên hệ trước với UBND/phòng công chứng để biết nơi có hỗ trợ online
Không phải địa phương nào cũng triển khai đồng bộ thủ tục sao y trực tuyến.
5. Địa phương nào đã triển khai sao y giấy tờ online?
Một số địa phương tiêu biểu đã thử nghiệm hoặc triển khai:
TP.HCM: Nhiều UBND phường tại quận 1, 3, 7 có tiếp nhận hồ sơ online
Hà Nội: Một số phường có hỗ trợ đăng ký hẹn nộp hồ sơ online
Đà Nẵng, Bình Dương: Đang đẩy mạnh dịch vụ công mức độ 3–4
>>> Xem thêm: Có thể yêu cầu chứng thực hợp đồng bằng chữ ký điện tử tại văn phòng công chứng không?
Kết luận
Sao y giấy tờ online hiện chưa thể thực hiện hoàn toàn trực tuyến, nhưng người dân hoàn toàn có thể đăng ký thủ tục từ xa qua cổng dịch vụ công để rút ngắn thời gian và tránh chờ đợi. Việc công chứng online hiện mới áp dụng một phần với các giao dịch đặc thù, có ký số và tài khoản định danh.
Nếu bạn cần hỗ trợ chuẩn bị hồ sơ, hướng dẫn đăng ký online hoặc xác nhận giấy tờ đúng quy trình, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ tận nơi.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
