Hồ sơ công chứng lưu trữ là nguồn chứng cứ pháp lý quan trọng phục vụ giải quyết tranh chấp, điều tra, thanh tra và giám định tư pháp. Việc cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ—dù do nhầm lẫn, thiếu sót nghiệp vụ hay lỗi chủ quan—đều có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng, làm sai lệch việc xác định sự thật khách quan và xâm phạm quyền, lợi ích hợp pháp của các bên. Bài viết phân tích toàn diện trách nhiệm pháp lý khi cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ dưới góc độ pháp luật hiện hành.
>>> Xem thêm: Nên đến văn phòng công chứng nào khi giấy tờ nhà đất còn thiếu sót?
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và nghĩa vụ cung cấp đúng nội dung
1.1. Khái niệm và phạm vi hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng và toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc công chứng hợp đồng, giao dịch. Hồ sơ này phải được lưu trữ đầy đủ, chính xác, phản ánh trung thực nội dung giao dịch tại thời điểm công chứng.
1.2. Nghĩa vụ cung cấp hồ sơ công chứng
Theo “Điều 62 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng có trách nhiệm lưu trữ và cung cấp bản sao hồ sơ công chứng theo yêu cầu hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân có thẩm quyền. Việc cung cấp phải bảo đảm:
-
Đúng nội dung hồ sơ gốc đang lưu trữ
-
Đầy đủ các tài liệu theo yêu cầu
-
Không làm sai lệch bản chất giao dịch
2. Các dạng hành vi cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ
Trong thực tiễn, việc cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng có thể biểu hiện dưới các dạng sau:
-
Cung cấp bản sao không trùng khớp với hồ sơ gốc
-
Bỏ sót phụ lục, tài liệu quan trọng trong hồ sơ
-
Nhầm lẫn hồ sơ giữa các giao dịch khác nhau
-
Cung cấp tài liệu đã bị chỉnh sửa, tẩy xóa hoặc không còn nguyên vẹn
Những hành vi này đều làm ảnh hưởng trực tiếp đến giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng.
>>> Xem thêm: Mẹo chọn dịch vụ làm sổ đỏ uy tín, tiết kiệm chi phí nhất năm 2026
3. Trách nhiệm pháp lý khi cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ
3.1. Trách nhiệm dân sự bồi thường thiệt hại
Theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại nếu lỗi của công chứng viên, nhân viên hoặc người lao động của tổ chức mình gây thiệt hại cho người yêu cầu công chứng hoặc bên thứ ba. Việc cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ dẫn đến thiệt hại thực tế (ví dụ: làm sai lệch kết quả xét xử, giám định) là căn cứ phát sinh trách nhiệm bồi thường.
3.2. Trách nhiệm kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính
Theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải hành nghề trung thực, khách quan và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện. Hành vi cung cấp sai hồ sơ lưu trữ có thể bị:
-
Xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật về công chứng
-
Xử phạt vi phạm hành chính theo quy định pháp luật có liên quan về hành nghề công chứng
Mức độ xử lý phụ thuộc vào tính chất, mức độ vi phạm và hậu quả gây ra.
3.3. Trách nhiệm hình sự (trong trường hợp nghiêm trọng)
Trong trường hợp việc cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ được thực hiện cố ý, có động cơ vụ lợi hoặc nhằm che giấu hành vi vi phạm pháp luật, hành vi này có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự theo các quy định tương ứng của Bộ luật Hình sự, nếu đủ yếu tố cấu thành tội phạm.
4. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng và hệ quả khi cung cấp sai
Theo “Điều 5 Luật Công chứng 2014”, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ; các tình tiết, sự kiện trong văn bản công chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu. Khi cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ:
-
Giá trị chứng cứ của hồ sơ bị nghi ngờ
-
Việc giải quyết vụ việc có thể bị kéo dài hoặc sai lệch
-
Quyền, lợi ích hợp pháp của các bên bị ảnh hưởng nghiêm trọng
Hệ quả này làm suy giảm niềm tin xã hội đối với hoạt động công chứng.
>>> Xem thêm: Phân biệt hợp đồng mua bán nhà và hợp đồng góp vốn mua nhà
5. Ví dụ minh họa thực tế
Trong một vụ tranh chấp hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất, Tòa án yêu cầu văn phòng công chứng cung cấp hồ sơ công chứng lưu trữ để đối chiếu chữ ký và nội dung hợp đồng. Do sai sót trong quản lý, văn phòng công chứng đã cung cấp bản sao hồ sơ thiếu phụ lục thể hiện điều kiện thanh toán. Việc này khiến quá trình xét xử bị kéo dài và gây thiệt hại cho một bên đương sự. Sau đó, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại phát sinh do lỗi cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ.
6. Nhận xét và kiến nghị
Từ thực tiễn trên có thể thấy, trách nhiệm pháp lý khi cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ là vấn đề mang tính hệ thống, gắn liền với chất lượng quản lý và đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên. Do đó, cần:
-
Chuẩn hóa quy trình trích xuất, cung cấp hồ sơ công chứng
-
Tăng cường kiểm tra chéo trước khi cung cấp hồ sơ
-
Ứng dụng công nghệ trong quản lý và lưu trữ hồ sơ công chứng
Kết luận
Cung cấp đúng, đầy đủ và trung thực nội dung hồ sơ công chứng lưu trữ không chỉ là nghĩa vụ pháp lý mà còn là trách nhiệm nghề nghiệp cốt lõi của tổ chức hành nghề công chứng. Việc cung cấp sai nội dung hồ sơ công chứng có thể kéo theo trách nhiệm dân sự, hành chính và thậm chí hình sự, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của các bên và uy tín của hoạt động công chứng. Tuân thủ nghiêm các quy định của Luật Công chứng là điều kiện tiên quyết để bảo đảm an toàn pháp lý cho mọi giao dịch.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Trình tự kiểm tra năng lực hành vi khi công chứng ngoài trụ sở
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
