Giấy tờ bị gạch xóa có được công chứng, sao y không?
Trong thực tế, nhiều người mang giấy tờ đến văn phòng công chứng hoặc UBND để sao y, công chứng nhưng bị từ chối vì tài liệu bị gạch xóa, tẩy sửa. Vậy pháp luật quy định thế nào? Giấy tờ bị gạch xóa có được công chứng, sao y không? Cần chuẩn bị gì nếu giấy tờ bị lỗi hình thức?
>>> Xem thêm: Bạn đã biết đến dịch vụ công chứng giấy tờ không cần đến văn phòng?
1. Quy định pháp luật về hình thức giấy tờ được công chứng
Theo Điều 22 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, điều kiện để thực hiện công chứng, chứng thực giấy tờ là:
“Bản chính giấy tờ, văn bản được dùng làm cơ sở để chứng thực phải rõ ràng, không có dấu hiệu tẩy xóa, sửa chữa, thêm bớt nội dung; không bị rách, nhoè, mờ, không xác định được nội dung…”
Như vậy, nếu giấy tờ bị gạch xóa, tẩy sửa, thêm bớt nội dung hoặc rách, mờ, thì cơ quan công chứng hoặc UBND có quyền từ chối thực hiện chứng thực, sao y.
2. Các trường hợp bị từ chối công chứng giấy tờ bị gạch xóa
2.1 Gạch xóa thông tin quan trọng
Nếu giấy tờ có phần nội dung quan trọng bị gạch, chỉnh sửa (như tên người, số CMND/CCCD, mã số thuế, thông tin thửa đất…), thì công chứng viên phải từ chối tiếp nhận.
Ví dụ: Anh Minh mang giấy khai sinh bản gốc bị gạch chéo phần năm sinh và ghi lại bằng tay bên dưới. Mặc dù đúng thông tin nhưng do giấy tờ không đảm bảo hình thức, công chứng viên từ chối sao y.
Dấu hiệu tẩy xóa, làm mờ nội dung gốc là lý do phổ biến để từ chối chứng thực vì có thể gây nghi ngờ gian lận.
2.3 Sửa chữa bằng tay nhưng không có xác nhận của cơ quan cấp giấy
Chỉ khi việc sửa chữa có đóng dấu xác nhận của cơ quan cấp giấy (ví dụ: “Nội dung chỉnh sửa được xác nhận” kèm dấu mộc) thì mới có thể xem xét chứng thực.
4. Giải pháp khi giấy tờ bị từ chối công chứng do gạch xóa
4.1 Xin cấp lại bản chính mới
Trường hợp lý tưởng là bạn nên đến cơ quan cấp giấy để xin lại bản chính mới, thay vì cố dùng bản bị lỗi.
4.2 Xin xác nhận vào phần chỉnh sửa
Một số cơ quan như trường học, UBND, công ty cấp giấy có thể xác nhận phần chỉnh sửa, giúp bạn hợp pháp hóa giấy tờ.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ có bao gồm công chứng hợp đồng chuyển nhượng không?
4.3 Làm văn bản xác minh bổ sung
Một số văn bản đơn lẻ như đơn viết tay, giấy xác nhận… nếu không cấp lại được, bạn có thể làm văn bản giải trình kèm theo xác minh hoặc chữ ký nhân chứng, tùy vào yêu cầu của đơn vị tiếp nhận hồ sơ.
5. Các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra và từ chối công chứng giấy tờ bị gạch xóa
Văn phòng công chứng
UBND xã/phường
Phòng Tư pháp cấp quận, huyện
Các cơ quan này có quyền kiểm tra hình thức, tính hợp pháp, hợp lệ của giấy tờ trước khi thực hiện công chứng, sao y.
Công chứng giấy tờ bị gạch xóa là việc không được chấp nhận theo quy định của pháp luật, trừ khi phần chỉnh sửa đó đã được cơ quan cấp giấy xác nhận rõ ràng. Để đảm bảo hồ sơ hợp lệ và không bị từ chối, bạn nên kiểm tra kỹ giấy tờ trước khi mang đi công chứng hoặc thực hiện thủ tục cấp lại.
Nếu bạn gặp vướng mắc hoặc cần hỗ trợ xử lý giấy tờ bị lỗi, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn miễn phí và hỗ trợ thực hiện thủ tục đúng quy định.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
