Giấy tờ bị tẩy xóa: Công chứng viên bắt buộc từ chối?

Từ chối công chứng do giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa là yêu cầu bắt buộc nhằm bảo đảm tính xác thực và an toàn pháp lý của hoạt động công chứng. Khi giấy tờ bị tẩy xóa, sửa chữa hoặc có dấu hiệu can thiệp trái phép, công chứng viên không có cơ sở để xác định tính hợp pháp của thông tin được ghi nhận. Trên thực tế, nhiều tranh chấp phát sinh từ việc sử dụng giấy tờ không còn nguyên vẹn nhưng vẫn được đem đi công chứng. Do đó, việc từ chối công chứng trong trường hợp này là biện pháp phòng ngừa rủi ro cần thiết.

>>> Xem thêm: 5 kiểu khách hàng khiến văn phòng công chứng phải “đau đầu”

1. Giá trị pháp lý của giấy tờ trong hoạt động công chứng

Giấy tờ là căn cứ quan trọng để công chứng viên xác định:

Nhân thân của người yêu cầu công chứng
Quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản
Năng lực pháp lý và phạm vi quyền định đoạt

Trong hoạt động công chứng, giấy tờ phải bảo đảm tính nguyên vẹn, trung thực và thống nhất. Khi giấy tờ có dấu hiệu bị sửa chữa, tẩy xóa, giá trị chứng minh pháp lý của nó bị suy giảm nghiêm trọng.

2. Khi nào giấy tờ được coi là bị sửa chữa, tẩy xóa?

Giấy tờ bị coi là bị tẩy xóa hoặc sửa chữa khi có một trong các dấu hiệu sau:

Thông tin bị gạch xóa, viết đè, viết chồng lên nội dung cũ
Có dấu vết tẩy xóa bằng hóa chất, mực khác màu
Nội dung bị sửa nhưng không có xác nhận hợp pháp của cơ quan có thẩm quyền
Các trang giấy không thống nhất về hình thức, font chữ, mực viết

Ví dụ minh họa:
“Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất có dấu hiệu tẩy xóa phần tên người sử dụng và viết lại bằng loại mực khác”.

3. Căn cứ pháp lý để từ chối công chứng khi giấy tờ bị tẩy xóa

Việc từ chối công chứng do giấy tờ bị tẩy xóa được đặt trên các căn cứ pháp lý rõ ràng:

Điều 117 Bộ luật Dân sự 2015 về điều kiện có hiệu lực của giao dịch dân sự
Các quy định của Bộ luật Dân sự 2015 về xác lập quyền sở hữu và quyền định đoạt
Điều 44 Luật Công chứng 2024 quy định công chứng viên có quyền từ chối công chứng khi hồ sơ, giấy tờ không rõ ràng, không hợp lệ hoặc có dấu hiệu giả mạo

Xem thêm: Mẫu hợp đồng đặt cọc cho thuê nhà chuẩn và chi tiết

Khi giấy tờ không còn bảo đảm tính xác thực, công chứng viên không thể tiếp tục công chứng.

>>> Xem thêm: Phân tích chi tiết ưu – nhược điểm khi thuê dịch vụ sổ đỏ trọn gói

4. Trách nhiệm của công chứng viên trong việc kiểm tra giấy tờ

Công chứng viên có trách nhiệm:

Kiểm tra hình thức, nội dung và tính nguyên vẹn của giấy tờ
Đối chiếu thông tin giữa các loại giấy tờ trong hồ sơ
Yêu cầu xác minh hoặc cấp lại giấy tờ khi có nghi ngờ

Nếu không thể xác minh được tính hợp pháp của giấy tờ do bị sửa chữa, tẩy xóa, công chứng viên buộc phải từ chối công chứng.

Ví dụ minh họa:
“Công chứng viên phát hiện giấy tờ nhân thân bị chỉnh sửa ngày sinh nhưng không có xác nhận của cơ quan có thẩm quyền”.

5. Phân biệt giấy tờ bị tẩy xóa với sai sót hành chính hợp lệ

Cần phân biệt rõ:

Giấy tờ bị tẩy xóa: nội dung bị sửa chữa trái phép, không có xác nhận hợp pháp
Sai sót hành chính hợp lệ: lỗi kỹ thuật đã được cơ quan có thẩm quyền đính chính, cấp lại hoặc xác nhận hợp pháp

Chỉ trong trường hợp thứ nhất, công chứng viên mới phải từ chối công chứng để bảo đảm an toàn pháp lý.

>>> Xem thêm: Công chứng uỷ quyền quản lý tài sản – hướng dẫn chi tiết

6. Hậu quả pháp lý nếu vẫn công chứng khi giấy tờ bị tẩy xóa

Nếu công chứng viên vẫn tiến hành công chứng khi giấy tờ bị tẩy xóa, các hậu quả pháp lý có thể phát sinh gồm:

Hợp đồng bị tuyên vô hiệu do không đủ căn cứ pháp lý
Văn bản công chứng bị hủy theo quyết định của Tòa án
Công chứng viên có thể phải bồi thường thiệt hại nếu có lỗi

Những hậu quả này ảnh hưởng trực tiếp đến các bên giao dịch và uy tín nghề công chứng.

7. Ý nghĩa của việc từ chối công chứng trong trường hợp này

Từ chối công chứng do giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa có ý nghĩa quan trọng:

Ngăn chặn việc sử dụng giấy tờ giả mạo hoặc không xác thực
Bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của các bên và người liên quan
Góp phần duy trì tính minh bạch và an toàn của hoạt động công chứng

Xem thêm: Thủ tục công chứng hợp đồng mua bán xe tiến hành thế nào?

Đây là cơ chế sàng lọc cần thiết nhằm phòng ngừa tranh chấp và vi phạm pháp luật.

8. Kết luận

Từ chối công chứng do giấy tờ bị sửa chữa, tẩy xóa là yêu cầu bắt buộc trong hoạt động công chứng theo pháp luật hiện hành. Khi giấy tờ bị tẩy xóa, công chứng viên không thể xác nhận tính xác thực của thông tin và không được phép tiếp tục công chứng hợp đồng. Việc từ chối công chứng trong trường hợp này không làm cản trở quyền giao dịch hợp pháp, mà là biện pháp bảo vệ trật tự pháp luật và sự an toàn của các giao dịch dân sự.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Công chứng giấy ủy quyền nhận tiền thay người ở nước ngoài

>>> Khi nào cần công chứng văn bản từ chối nhận di sản?

>>> Các ngôn ngữ phổ biến trong dịch thuật công chứng hiện nay

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội có đội ngũ công chứng viên giàu kinh nghiệm

>>> Công chứng tặng cho nhà đất giữa cha mẹ và con cần giấy tờ gì?

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.