Giấy tờ tùy thân nào được chấp nhận khi công chứng ngoài trụ sở?

Khi thực hiện công chứng ngoài trụ sở, việc xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ là điều kiện bắt buộc để công chứng viên xác minh nhân thân, năng lực hành vi dân sự và tư cách chủ thể của người yêu cầu công chứng. Trên thực tế, không ít trường hợp bị từ chối công chứng chỉ vì sử dụng giấy tờ không đúng quy định hoặc đã hết giá trị pháp lý.

Vậy giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở gồm những loại nào được pháp luật chấp nhận? Bài viết dưới đây sẽ làm rõ căn cứ pháp lý, các loại giấy tờ hợp lệ và những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị hồ sơ.

>>> Xem thêm: Không lo sai sót, vì mọi hồ sơ đều được rà soát kỹ tại văn phòng công chứng.

1. Căn cứ pháp lý về giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở

Theo Luật Công chứng 2014, công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra:

Nhân thân người yêu cầu công chứng
Năng lực hành vi dân sự
Tính hợp pháp của giấy tờ xuất trình

Cụ thể:

Điều 40 và Điều 41 Luật Công chứng 2014 quy định hồ sơ yêu cầu công chứng phải có giấy tờ tùy thân của người yêu cầu công chứng
Điều 44 Luật Công chứng 2014 cho phép công chứng ngoài trụ sở nhưng không làm thay đổi yêu cầu về giấy tờ tùy thân

➡️ Như vậy, dù công chứng tại trụ sở hay ngoài trụ sở, giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở vẫn phải hợp lệ, còn giá trị sử dụng theo quy định pháp luật.

2. Những giấy tờ tùy thân được chấp nhận khi công chứng ngoài trụ sở

Theo quy định pháp luật và thực tiễn hành nghề, các giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở thường được chấp nhận bao gồm:

Căn cước công dân (CCCD) còn thời hạn sử dụng
Chứng minh nhân dân (CMND) còn giá trị pháp lý theo quy định chuyển tiếp
Hộ chiếu còn thời hạn
Giấy tờ thay thế hợp pháp theo quy định của pháp luật chuyên ngành (đối với một số trường hợp đặc biệt)

📌 Lưu ý:

Giấy tờ phải là bản chính
Thông tin trên giấy tờ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không rách nát nghiêm trọng

>>> Xem thêm: Mọi thắc mắc liên quan đến sang tên sổ đỏ đều được giải đáp khi bạn sử dụng Dịch vụ sang tên sổ đỏ.

Xem thêm: Mất bản gốc di chúc có còn được công nhận không?

3. Trường hợp giấy tờ tùy thân hết hạn, hư hỏng khi công chứng ngoài trụ sở

Trong thực tế, nhiều người yêu cầu công chứng ngoài trụ sở do già yếu, bệnh nặng nên:

CCCD/CMND đã hết hạn
Giấy tờ bị mờ ảnh, bong tróc
Không còn khả năng đi làm lại giấy tờ mới

📌 Theo nguyên tắc hành nghề công chứng:

Công chứng viên không được chấp nhận giấy tờ tùy thân hết hạn
Trường hợp không xác minh được nhân thân thì phải từ chối công chứng

➡️ Việc công chứng ngoài trụ sở không phải là ngoại lệ để hợp thức hóa giấy tờ không hợp lệ.

4. Giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở trong trường hợp có đại diện, giám hộ

Đối với người:

Mất năng lực hành vi dân sự
Hạn chế năng lực hành vi dân sự
Không thể tự mình giao dịch

📌 Khi đó, giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở cần bao gồm:

Giấy tờ tùy thân hợp lệ của người đại diện theo pháp luật/người giám hộ
Quyết định của Tòa án hoặc giấy tờ chứng minh tư cách đại diện
Giấy tờ tùy thân của người được đại diện (nếu còn)

➡️ Công chứng viên chỉ ghi nhận ý chí của người đại diện hợp pháp, không ghi nhận ý chí của người không đủ năng lực.

>>> Xem thêm: Quy trình pháp lý quan trọng trong Thủ tục công chứng.

5. Ví dụ minh họa thực tế

Ví dụ thực tế:
Bà H, 82 tuổi, bị tai biến, không thể đi lại. Gia đình yêu cầu công chứng ngoài trụ sở để lập hợp đồng tặng cho nhà. Bà H xuất trình:

CCCD gắn chip còn thời hạn
Giấy tờ nhà đất bản chính

Công chứng viên kiểm tra, xác minh đầy đủ nhân thân và năng lực hành vi dân sự, sau đó tiến hành công chứng tại nhà riêng của bà H.

➡️ Trường hợp này, giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở hoàn toàn hợp lệ nên việc công chứng được thực hiện đúng quy định.

6. Kết luận

Dù thực hiện tại trụ sở hay ngoài trụ sở, giấy tờ khi công chứng ngoài trụ sở vẫn phải đáp ứng đầy đủ điều kiện pháp lý về hình thức và giá trị sử dụng. Các giấy tờ tùy thân như CCCD, CMND, hộ chiếu còn hiệu lực là cơ sở quan trọng để công chứng viên xác minh nhân thân và bảo đảm giá trị pháp lý của văn bản công chứng.

Xem thêm: Dịch thuật công chứng và dịch vụ dịch thuật công chứng tại Hà Nội

Việc chuẩn bị đúng và đủ giấy tờ không chỉ giúp quá trình công chứng diễn ra thuận lợi mà còn hạn chế tối đa rủi ro tranh chấp về sau.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn thủ tục công chứng hợp đồng hợp tác kinh doanh

>>> Dịch vụ làm sổ hồng nhận làm cho đất xen kẹt, đất chưa đủ điều kiện

>>> Công chứng mua bán xe và thanh toán trả góp

>>> Hợp đồng không xác định thời hạn: doanh nghiệp có được đơn phương chấm dứt?

>>> Quy trình lập hồ sơ công chứng ngoài văn phòng để tránh sai sót

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.