Hồ sơ công chứng lưu trữ khi hợp đồng bị hủy

Trong thực tiễn giải quyết tranh chấp dân sự, không ít trường hợp hợp đồng đã được công chứng hợp pháp nhưng sau đó bị hủy bỏ theo thỏa thuận của các bên hoặc theo bản án, quyết định của Tòa án. Khi đó, vấn đề đặt ra là hồ sơ công chứng lưu trữ có còn giá trị pháp lý hay không, và việc lưu trữ hồ sơ trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ có ý nghĩa gì đối với việc xác định quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm pháp lý của các chủ thể liên quan. Việc phân tích lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ có ý nghĩa quan trọng cả về lý luận và thực tiễn hành nghề công chứng.

>>> Xem thêm: Nhiều người bị trả hồ sơ do thiếu giấy tờ – văn phòng công chứng nào giúp bạn chuẩn bị đúng ngay từ đầu?

1. Khái quát về hợp đồng bị hủy bỏ theo pháp luật dân sự

1.1. Căn cứ hủy bỏ hợp đồng

Theo “Điều 423 Bộ luật Dân sự 2015”, hủy bỏ hợp đồng là việc một bên hoặc các bên chấm dứt việc thực hiện hợp đồng khi có căn cứ luật định hoặc theo thỏa thuận. Khi hợp đồng bị hủy bỏ, “hợp đồng không có hiệu lực từ thời điểm giao kết”, trừ thỏa thuận khác về hậu quả pháp lý.

Như vậy, hủy bỏ hợp đồng không đồng nghĩa với việc xóa bỏ hoàn toàn mọi dấu vết pháp lý của giao dịch đã được xác lập.

1.2. Hậu quả pháp lý của việc hủy bỏ hợp đồng

Theo “Điều 427 Bộ luật Dân sự 2015”, các bên có nghĩa vụ hoàn trả cho nhau những gì đã nhận, bồi thường thiệt hại (nếu có) và giải quyết hậu quả phát sinh. Để xác định các nghĩa vụ này, việc làm rõ nội dung hợp đồng tại thời điểm giao kết là yêu cầu bắt buộc.

2. Hồ sơ công chứng lưu trữ trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ là gì?

Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng và toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc công chứng, được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định pháp luật về lưu trữ.

Ngay cả khi hợp đồng đã bị hủy bỏ, hồ sơ công chứng lưu trữ vẫn tồn tại độc lập, bởi:

• Hồ sơ phản ánh quá trình xác lập giao dịch tại thời điểm công chứng

• Việc hủy bỏ hợp đồng chỉ làm chấm dứt hiệu lực thực hiện, không làm mất đi sự kiện pháp lý đã xảy ra

3. Giá trị pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ khi hợp đồng bị hủy bỏ

3.1. Hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ xác định nội dung giao dịch ban đầu

Khi hợp đồng bị hủy bỏ, việc xác định:

• Các bên đã thỏa thuận những gì

• Phạm vi quyền, nghĩa vụ ban đầu

• Điều khoản về xử lý hậu quả hủy bỏ

đều phải dựa vào hợp đồng đã được công chứng. Trong trường hợp bản hợp đồng do các bên giữ bị thất lạc hoặc bị sửa đổi, hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ chính thức để đối chiếu.

3.2. Giá trị chứng cứ trong tố tụng

Theo quy định pháp luật tố tụng, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và được coi là xác thực, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu. Việc hợp đồng bị hủy bỏ không làm mất đi giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ trong việc:

• Xác định lỗi của các bên

• Làm rõ căn cứ hủy bỏ hợp đồng

• Phân định trách nhiệm bồi thường thiệt hại

>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ có thể đại diện khách hàng nộp hồ sơ không?

4. Vai trò của lưu trữ hồ sơ công chứng khi hợp đồng bị hủy bỏ theo bản án, quyết định của Tòa án

Trong nhiều vụ việc, hợp đồng bị hủy bỏ không phải do thỏa thuận mà theo bản án, quyết định có hiệu lực pháp luật của Tòa án. Khi đó, hồ sơ công chứng lưu trữ được sử dụng để:

• Đối chiếu nội dung hợp đồng với nhận định của Tòa án

• Xác định công chứng viên có vi phạm nghĩa vụ nghề nghiệp hay không

• Làm rõ trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng nếu có sai sót trong quá trình công chứng

Hồ sơ lưu trữ giúp tái hiện đầy đủ bối cảnh pháp lý tại thời điểm công chứng, thay vì chỉ nhìn vào kết quả hủy bỏ hợp đồng.

>>> Xem thêm: Khắc phục tranh chấp di sản nhờ Công chứng di chúc tại nhà

5. Trách nhiệm lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ

Dù hợp đồng đã bị hủy bỏ, tổ chức hành nghề công chứng vẫn có trách nhiệm:

• Lưu trữ hồ sơ công chứng theo đúng thời hạn luật định

• Không được tiêu hủy, chỉnh sửa hoặc loại bỏ hồ sơ với lý do hợp đồng không còn hiệu lực

• Bảo đảm khả năng trích xuất hồ sơ khi có yêu cầu hợp pháp từ Tòa án, cơ quan có thẩm quyền hoặc các bên liên quan

Việc không lưu trữ đầy đủ hồ sơ trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ có thể làm phát sinh trách nhiệm pháp lý đối với tổ chức hành nghề công chứng.

6. Ví dụ minh họa thực tế

Một hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất được công chứng hợp lệ năm 2020. Sau đó, Tòa án tuyên hủy bỏ hợp đồng do bên chuyển nhượng vi phạm nghĩa vụ cung cấp thông tin về tình trạng tranh chấp đất đai. Trong quá trình giải quyết hậu quả pháp lý, hồ sơ công chứng lưu trữ cho thấy tại thời điểm công chứng, bên chuyển nhượng đã cam kết bằng văn bản rằng thửa đất “không có tranh chấp”. Trên cơ sở hồ sơ này, Tòa án xác định lỗi thuộc về bên chuyển nhượng, đồng thời loại trừ trách nhiệm của công chứng viên do đã kiểm tra hồ sơ và lưu trữ đầy đủ tài liệu theo quy định.

7. Nhận xét và kiến nghị

Có thể khẳng định rằng, lưu trữ hồ sơ công chứng trong trường hợp hợp đồng bị hủy bỏ có giá trị pháp lý lâu dài, không phụ thuộc vào việc hợp đồng còn hay đã chấm dứt hiệu lực. Hồ sơ công chứng lưu trữ là công cụ quan trọng để bảo đảm minh bạch, xác định trách nhiệm pháp lý và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của các bên.

Trong thời gian tới, cần có hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể hơn về việc đánh dấu, quản lý hồ sơ công chứng đối với các hợp đồng đã bị hủy bỏ nhằm nâng cao hiệu quả khai thác và sử dụng hồ sơ trong thực tiễn giải quyết tranh chấp.

Kết luận

Hợp đồng bị hủy bỏ không làm mất đi ý nghĩa pháp lý của hồ sơ công chứng lưu trữ. Ngược lại, trong nhiều trường hợp, chính hồ sơ công chứng lưu trữ là căn cứ quan trọng nhất để giải quyết hậu quả pháp lý của việc hủy bỏ hợp đồng. Việc nhận thức đúng và thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ lưu trữ hồ sơ công chứng là yêu cầu tất yếu đối với tổ chức hành nghề công chứng trong bối cảnh tranh chấp dân sự ngày càng gia tăng.

Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!

Các bài viết liên quan:

>>> Trình tự kiểm tra năng lực hành vi khi công chứng ngoài trụ sở

>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất

>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức

>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài

>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính

VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ

Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà

1. Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
2. Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.

Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.

• Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
• Hotline: 0966.22.7979
• Email: ccnguyenhue165@gmail.com