Hồ sơ công chứng lưu trữ có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự, bởi đây là căn cứ phản ánh toàn bộ quá trình xác lập, kiểm tra và chứng nhận giao dịch tại thời điểm công chứng. Tuy nhiên, trong thực tiễn, có những trường hợp hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch thực tế, dẫn đến tranh chấp, khiếu kiện và đặt ra vấn đề về trách nhiệm pháp lý của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Việc phân tích trách nhiệm pháp lý trong trường hợp này có ý nghĩa thiết thực đối với hoạt động hành nghề công chứng và công tác giải quyết tranh chấp.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng nào hỗ trợ dịch thuật giấy tờ cho người nước ngoài tại Hà Nội?
1. Hồ sơ công chứng lưu trữ và yêu cầu phản ánh đúng nội dung giao dịch
1.1. Khái niệm hồ sơ công chứng lưu trữ
Theo “Điều 61 Luật Công chứng 2014”, hồ sơ công chứng bao gồm văn bản công chứng và toàn bộ giấy tờ liên quan đến việc công chứng, được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật về lưu trữ. Hồ sơ này phải phản ánh đầy đủ:
-
Nội dung giao dịch được các bên thỏa thuận
-
Ý chí tự nguyện của các bên
-
Trình tự, thủ tục công chứng
1.2. Yêu cầu về tính trung thực và chính xác
Theo pháp luật công chứng, công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra, giải thích và bảo đảm nội dung hợp đồng phù hợp với ý chí thực sự của các bên. Do đó, hồ sơ công chứng lưu trữ phải phản ánh đúng nội dung giao dịch tại thời điểm công chứng, không được làm sai lệch hoặc bỏ sót các thỏa thuận quan trọng.
>>> Xem thêm: Những điều cần tránh khi ký hợp đồng với dịch vụ làm sổ đỏ
2. Các dạng sai lệch phổ biến khiến hồ sơ công chứng không phản ánh đúng nội dung giao dịch
Trong thực tiễn, việc hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch thường xuất phát từ các dạng sai lệch sau:
-
Nội dung hợp đồng được lưu trữ khác với nội dung các bên đã ký kết
-
Bỏ sót phụ lục, thỏa thuận kèm theo có giá trị pháp lý
-
Ghi nhận không đầy đủ điều kiện, thời hạn, phạm vi nghĩa vụ
-
Hồ sơ lưu trữ không thể hiện việc giải thích rõ quyền và nghĩa vụ cho các bên
Những sai lệch này có thể dẫn đến hậu quả pháp lý nghiêm trọng khi phát sinh tranh chấp.
3. Trách nhiệm pháp lý của công chứng viên khi hồ sơ công chứng lưu trữ sai lệch
3.1. Trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên
Theo “Điều 7 Luật Công chứng 2014”, công chứng viên phải hành nghề trung thực, khách quan và chịu trách nhiệm về văn bản công chứng do mình thực hiện. Khi hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch, công chứng viên có thể bị xem xét trách nhiệm nếu:
-
Không kiểm tra kỹ nội dung hợp đồng
-
Không đối chiếu đầy đủ tài liệu
-
Không giải thích rõ ràng cho các bên về nội dung giao dịch
3.2. Trách nhiệm bồi thường thiệt hại
Theo “Điều 38 Luật Công chứng 2014”, tổ chức hành nghề công chứng phải bồi thường thiệt hại do lỗi của công chứng viên gây ra cho người yêu cầu công chứng. Nếu sai lệch trong hồ sơ lưu trữ dẫn đến thiệt hại thực tế cho các bên, trách nhiệm bồi thường có thể phát sinh.
4. Trách nhiệm pháp lý của tổ chức hành nghề công chứng
4.1. Trách nhiệm quản lý và lưu trữ hồ sơ
Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ tổ chức lưu trữ hồ sơ công chứng đầy đủ, an toàn và đúng quy định. Việc để hồ sơ lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch có thể bị xem là vi phạm nghĩa vụ quản lý hồ sơ.
4.2. Trách nhiệm hành chính và nghề nghiệp
Trong trường hợp sai lệch nghiêm trọng, tổ chức hành nghề công chứng có thể:
-
Bị xử lý vi phạm hành chính
-
Bị xem xét trách nhiệm nghề nghiệp
-
Bị đánh giá mức độ tuân thủ quy trình nghiệp vụ công chứng
>>> Xem thêm: Sai lầm thường gặp khi công chứng nhà đất và cách phòng tránh
5. Giá trị chứng cứ của hồ sơ công chứng lưu trữ khi nội dung bị sai lệch
Theo pháp luật tố tụng, văn bản công chứng có giá trị chứng cứ và được coi là xác thực, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên vô hiệu. Tuy nhiên, khi chứng minh được hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch thực tế, Tòa án có thể:
-
Đánh giá lại giá trị chứng cứ của hồ sơ
-
Xem xét trách nhiệm của công chứng viên
-
Làm rõ lỗi của từng chủ thể liên quan
6. Ví dụ minh họa thực tế
Một hợp đồng thế chấp quyền sử dụng đất được công chứng, trong đó các bên thỏa thuận chỉ thế chấp một phần thửa đất. Tuy nhiên, hồ sơ công chứng lưu trữ lại ghi nhận thế chấp toàn bộ thửa đất do công chứng viên không lưu trữ đầy đủ phụ lục mô tả phần diện tích thế chấp. Khi tranh chấp phát sinh, bên thế chấp bị xử lý tài sản vượt quá phạm vi đã thỏa thuận. Trên cơ sở đối chiếu hồ sơ lưu trữ và các chứng cứ khác, Tòa án xác định lỗi thuộc về tổ chức hành nghề công chứng, buộc bồi thường thiệt hại cho bên bị ảnh hưởng.
7. Nhận xét và kiến nghị
Có thể khẳng định rằng, hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch là rủi ro pháp lý nghiêm trọng, làm suy giảm giá trị chứng cứ của văn bản công chứng và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền, lợi ích hợp pháp của các bên. Việc nâng cao trách nhiệm của công chứng viên trong khâu kiểm tra, lập và lưu trữ hồ sơ là yêu cầu cấp thiết.
Cần có hướng dẫn nghiệp vụ cụ thể hơn về việc rà soát nội dung hồ sơ lưu trữ trước khi hoàn tất công chứng nhằm hạn chế tối đa các sai lệch có thể phát sinh.
Kết luận
Trách nhiệm pháp lý khi hồ sơ công chứng lưu trữ không phản ánh đúng nội dung giao dịch không chỉ dừng lại ở công chứng viên mà còn gắn liền với trách nhiệm quản lý của tổ chức hành nghề công chứng. Việc tuân thủ nghiêm túc quy trình công chứng và lưu trữ hồ sơ là yếu tố then chốt để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch dân sự và giữ vững giá trị pháp lý của hoạt động công chứng.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Trình tự kiểm tra năng lực hành vi khi công chứng ngoài trụ sở
>>> Bồi thường thiệt hại khi bị lấn chiếm đất: Quy định mới nhất
>>> Các trường hợp đặc biệt nên dùng dịch vụ làm sổ đỏ trọn gói để tiết kiệm công sức
>>> Hướng dẫn thủ tục đăng ký kết hôn với người đang công tác tại nước ngoài
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội cung cấp dịch vụ sao y, chứng thực bản chính
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
