Những sai lầm khi chuẩn bị hồ sơ công chứng hợp đồng xe là nguyên nhân phổ biến khiến người dân mất thời gian, công sức và bị trì hoãn thủ tục sang tên. Nhiều trường hợp chỉ sai một chi tiết nhỏ như thiếu chữ ký, nhầm số khung hoặc chưa nộp lệ phí trước bạ cũng khiến hồ sơ bị trả lại. Việc nắm rõ quy định pháp luật và tránh các lỗi thường gặp sẽ giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh chóng, thuận lợi.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có vai trò ra sao trong việc bảo đảm tính minh bạch của thị trường nhà đất?
I. Cơ sở pháp lý về công chứng hợp đồng mua bán xe ⚖️
Công chứng hợp đồng xe được quy định tại:
-
Luật Công chứng 2014 (Điều 2, Điều 40, Điều 41): quy định trình tự, thủ tục công chứng.
-
Bộ luật Dân sự 2015 (Điều 430 – 453): quy định về hợp đồng mua bán tài sản.
-
Thông tư 24/2023/TT-BCA: hướng dẫn đăng ký xe, sang tên xe theo quy định mới.
Theo pháp luật, hợp đồng mua bán xe phải được công chứng hoặc chứng thực tại cơ quan có thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý, đặc biệt trong các giao dịch chuyển nhượng xe ô tô, xe máy.
II. Những sai lầm thường gặp khiến hồ sơ bị trả lại ❌
1. Những sai lầm về giấy tờ tùy thân
Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều người nộp hồ sơ nhưng CMND/CCCD hết hạn, bản sao không công chứng, hoặc thông tin cá nhân không trùng khớp với giấy tờ xe.
👉 Theo Điều 40 Luật Công chứng 2014, người yêu cầu công chứng phải xuất trình giấy tờ tùy thân hợp lệ; nếu sai, hồ sơ sẽ bị từ chối tiếp nhận.
2. Những sai lầm trong hợp đồng mua bán xe
Một số người tự soạn hợp đồng hoặc tải mẫu trên mạng nhưng thiếu nội dung bắt buộc như: giá trị xe, thời điểm giao nhận, quyền và nghĩa vụ các bên.
⚠️ Theo Điều 398 Bộ luật Dân sự 2015, hợp đồng dân sự phải có đầy đủ điều khoản cơ bản, nếu không sẽ không được công chứng.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sang tên sổ đỏ nhanh giúp tiết kiệm bao nhiêu thời gian cho khách hàng?
3. Những sai lầm về giấy tờ xe và nguồn gốc phương tiện
Hồ sơ thường bị trả lại nếu:
-
Giấy đăng ký xe bị rách, mờ, tẩy xóa.
-
Biên lai nộp lệ phí trước bạ bị thất lạc.
-
Xe còn đang thế chấp tại ngân hàng hoặc bị báo mất cắp.
💡 Cơ quan công chứng có quyền từ chối công chứng khi phát hiện xe không đủ điều kiện pháp lý (Điều 7 Luật Công chứng 2014).
4. Những sai lầm khi xác minh chữ ký và sự có mặt của các bên
Cả bên bán và bên mua phải có mặt trực tiếp tại tổ chức công chứng (trừ trường hợp ủy quyền hợp pháp).
Nếu một bên vắng mặt hoặc chưa có giấy ủy quyền hợp lệ, công chứng viên sẽ không tiếp nhận hồ sơ.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng hỗ trợ thực hiện những loại giấy tờ pháp lý nào?
III. Cách khắc phục những sai lầm trong hồ sơ công chứng 📝
Để tránh bị trả lại hồ sơ, người dân cần:
-
Kiểm tra kỹ hạn sử dụng của CCCD/CMND, sổ hộ khẩu, giấy đăng ký xe.
-
Chuẩn bị hợp đồng mẫu chuẩn theo quy định pháp luật, có đầy đủ chữ ký hai bên.
-
Xác minh trước nguồn gốc xe tại cơ quan đăng ký để tránh xe đang tranh chấp.
-
Nếu ủy quyền, phải có giấy ủy quyền công chứng hợp lệ.
💬 Mẹo nhỏ: Trước khi nộp, bạn nên gửi trước bản scan hồ sơ cho phòng công chứng để họ rà soát và góp ý.
IV. Ví dụ minh họa thực tế 📄
Anh Nguyễn Văn H (TP. Thủ Đức) mua lại chiếc xe ô tô cũ, nhưng khi đến công chứng thì hồ sơ bị trả lại do giấy đăng ký xe mờ số máy. Sau khi xin cấp lại bản chính từ cơ quan đăng ký xe và cập nhật lại hợp đồng, hồ sơ được chấp thuận ngay.
👉 Trường hợp này cho thấy chỉ một lỗi nhỏ trong giấy tờ xe cũng có thể khiến hồ sơ bị từ chối, gây mất thời gian.
V. Lưu ý quan trọng khi công chứng hợp đồng xe 📘
-
Nên công chứng tại phòng công chứng nhà nước hoặc văn phòng công chứng hợp pháp.
-
Không ký hợp đồng khi chưa đọc kỹ các điều khoản.
-
Lưu lại bản gốc hợp đồng công chứng và biên nhận hồ sơ để phòng trường hợp cần tra soát.
-
Nếu giao dịch qua môi giới, cần xác minh người đại diện có đủ tư cách pháp lý.
>>> Xem thêm: Ly hôn có được chia cổ phần, công ty chung không? Quy định và thủ tục.
>>> Xem thêm: Công chứng hợp đồng xe công ty: Quy trình khác gì cá nhân?
Kết luận ✅
Những sai lầm trong quá trình chuẩn bị hồ sơ công chứng hợp đồng xe tưởng nhỏ nhưng có thể dẫn đến việc hồ sơ bị trả lại, gây tốn thời gian và chi phí. Người dân nên cẩn trọng trong từng khâu — từ chuẩn bị giấy tờ, kiểm tra hợp đồng đến xác nhận chữ ký. Việc nắm rõ căn cứ pháp lý và tránh các lỗi phổ biến chính là chìa khóa giúp quá trình công chứng diễn ra nhanh, đúng và an toàn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
