Trong hoạt động công chứng, tính chính xác và thống nhất của thông tin chủ thể là điều kiện tiên quyết để bảo đảm an toàn pháp lý cho giao dịch. Trường hợp hồ sơ công chứng có sự mâu thuẫn, sai lệch hoặc không thống nhất về thông tin chủ thể, công chứng viên bắt buộc phải từ chối công chứng. Bài viết sau phân tích cụ thể căn cứ pháp lý và thực tiễn áp dụng của việc từ chối công chứng thông tin.
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng có làm việc ngoài giờ hành chính hay không?
1. Thông tin chủ thể trong hồ sơ công chứng gồm những gì?
1.1. Khái niệm thông tin chủ thể
Thông tin chủ thể là các dữ liệu pháp lý dùng để xác định nhân thân và tư cách tham gia giao dịch của các bên, bao gồm:
-
Họ tên, ngày tháng năm sinh
-
Số giấy tờ tùy thân (CCCD, CMND, hộ chiếu)
-
Địa chỉ thường trú, nơi ở hiện tại
-
Tình trạng hôn nhân
-
Tư cách đại diện (nếu có)
Đây là căn cứ để xác định năng lực pháp luật và năng lực hành vi dân sự của người ký.
1.2. Vai trò của thông tin chủ thể trong công chứng
Thông tin chủ thể giúp:
-
Xác định đúng người tham gia giao dịch
-
Tránh nhầm lẫn, giả mạo, tranh chấp
-
Bảo đảm giao dịch được xác lập đúng chủ thể có quyền
Nếu thông tin không thống nhất, giao dịch tiềm ẩn nguy cơ vô hiệu hoặc bị hủy.
>>> Xem thêm: Dịch vụ làm sổ đỏ, uy tín, cam kết không phát sinh chi phí bất hợp lý
2. Hồ sơ không thống nhất về thông tin chủ thể là gì? Có thể từ chối công chứng thông tin không?
2.1. Các dạng không thống nhất thường gặp
Hồ sơ bị coi là không thống nhất về thông tin chủ thể khi:
-
Họ tên trên giấy tờ tùy thân khác với giấy chứng nhận quyền sở hữu
-
Ngày sinh, số CCCD không trùng khớp giữa các giấy tờ
-
Sai lệch về địa chỉ cư trú
-
Thông tin tình trạng hôn nhân không đồng nhất
-
Người ký không trùng khớp với người đứng tên tài sản
Những sai lệch này dù nhỏ nhưng có thể dẫn đến hệ quả pháp lý nghiêm trọng.
2.2. Nguy cơ pháp lý từ hồ sơ không thống nhất
Nếu vẫn công chứng khi thông tin chủ thể không thống nhất:
-
Có thể xác lập giao dịch với sai chủ thể
-
Xâm phạm quyền lợi của người khác
-
Phát sinh tranh chấp, khiếu kiện kéo dài
-
Văn bản công chứng có nguy cơ bị tuyên vô hiệu
3. Căn cứ pháp lý để từ chối công chứng thông tin
3.1. Quy định của Luật Công chứng
Theo Luật Công chứng 2014:
-
Công chứng viên có nghĩa vụ kiểm tra tính chính xác, hợp pháp của hồ sơ
-
Phải xác định đúng chủ thể tham gia giao dịch
-
Được quyền và phải từ chối công chứng nếu hồ sơ không rõ ràng, có mâu thuẫn
Do đó, từ chối công chứng thông tin là yêu cầu bắt buộc khi không xác định được chính xác chủ thể.
3.2. Liên hệ với Bộ luật Dân sự
Theo Bộ luật Dân sự 2015:
-
Giao dịch dân sự chỉ có hiệu lực khi chủ thể có đủ năng lực và được xác định rõ
-
Giao dịch xác lập với sai chủ thể có thể bị tuyên vô hiệu
Việc từ chối công chứng giúp ngăn chặn giao dịch không đáp ứng điều kiện có hiệu lực.
4. Từ chối công chứng thông tin – trách nhiệm bắt buộc của công chứng viên
4.1. Không phụ thuộc vào cam kết của các bên khi từ chối công chứng thông tin
Dù các bên:
-
Tự cam kết chịu trách nhiệm
-
Xin “linh động” do sai sót nhỏ
-
Đề nghị bổ sung sau khi ký
Công chứng viên vẫn phải từ chối nếu thông tin chủ thể chưa thống nhất.
4.2. Yêu cầu hoàn thiện, chỉnh lý hồ sơ
Trong trường hợp này, công chứng viên thường:
-
Từ chối công chứng tạm thời
-
Hướng dẫn các bên chỉnh lý, cải chính giấy tờ
-
Chỉ tiếp nhận hồ sơ khi thông tin đã thống nhất
Đây là cách bảo đảm an toàn pháp lý cho cả người dân và công chứng viên.
>>> Xem thêm: Dịch vụ công chứng lấy ngay tại văn phòng công chứng Hà Nội
5. Ví dụ thực tiễn về từ chối công chứng thông tin
Bà M yêu cầu công chứng hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất. Tuy nhiên, tên trên CCCD là “Nguyễn Thị M”, trong khi trên Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lại ghi “Nguyễn Thị Mai”, không có giấy tờ chứng minh là một người.
Do không xác định được chính xác chủ thể, công chứng viên đã từ chối công chứng thông tin, yêu cầu bà M thực hiện thủ tục cải chính trước khi tiếp tục giao dịch.
6. Ý nghĩa của việc từ chối công chứng thông tin khi thông tin chủ thể không thống nhất
Việc từ chối công chứng trong trường hợp này giúp:
-
Ngăn ngừa giả mạo, nhầm lẫn chủ thể
-
Bảo vệ quyền lợi của các bên liên quan
-
Phòng tránh tranh chấp phát sinh sau này
-
Giữ vững vai trò phòng ngừa rủi ro của công chứng
Đây là biện pháp cần thiết để bảo đảm tính chuẩn xác và minh bạch của giao dịch dân sự.
>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng hợp đồng tặng cho nhà đất mới nhất theo quy định pháp luật
Kết luận
Từ chối công chứng thông tin khi hồ sơ không thống nhất về thông tin chủ thể là yêu cầu mang tính bắt buộc, xuất phát từ nguyên tắc bảo đảm an toàn pháp lý trong hoạt động công chứng. Chỉ khi thông tin chủ thể được xác định rõ ràng, thống nhất và hợp pháp, giao dịch công chứng mới có thể được thực hiện một cách hợp pháp và bền vững.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Công chứng di chúc tại nhà, bệnh viện, trường học, ….
>>> Lệ phí trước bạ nhà đất trước bạ do ai chịu? Được tính như thế nào?
>>> Công chứng thỏa thuận chia thừa kế thực hiện như thế nào?
>>> Gây thiệt hại người ngoài giao dịch: Có hủy công chứng?
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
