Trong hoạt động công chứng ngoài trụ sở, công chứng viên là chủ thể chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp, nhưng trên thực tế, thư ký nghiệp vụ công chứng ngoài trụ sở giữ vai trò hỗ trợ không thể thiếu trong việc bảo đảm quy trình công chứng diễn ra đúng pháp luật và an toàn. Nhiều rủi ro phát sinh trong công chứng ngoài trụ sở không xuất phát từ lỗi chuyên môn của công chứng viên, mà từ khâu chuẩn bị, tiếp nhận và hoàn thiện hồ sơ. Việc nhận diện đúng vai trò, phạm vi công việc và giới hạn pháp lý của thư ký nghiệp vụ giúp hạn chế sai sót và tranh chấp về sau.
>>> Xem thêm: Dịch vụ ngoài giờ tại văn phòng công chứng có hợp pháp không?
1. Vị trí pháp lý của thư ký nghiệp vụ trong hoạt động công chứng
Luật Công chứng 2024 quy định thư ký nghiệp vụ là người làm việc tại tổ chức hành nghề công chứng, thực hiện các công việc hỗ trợ nghiệp vụ theo sự phân công của công chứng viên, nhưng không có thẩm quyền công chứng.
Nguyên tắc cần khẳng định rõ:
“Thư ký nghiệp vụ không được ký thay công chứng viên, không được thực hiện việc công chứng và không chịu trách nhiệm pháp lý thay cho công chứng viên.”
Do đó, mọi hoạt động của thư ký nghiệp vụ trong công chứng ngoài trụ sở đều mang tính hỗ trợ, không mang tính quyết định.
2. Đặc thù vai trò của thư ký nghiệp vụ khi công chứng ngoài trụ sở
So với công chứng tại trụ sở, công chứng ngoài trụ sở đặt ra yêu cầu cao hơn về tổ chức, kiểm soát rủi ro và chuẩn bị hồ sơ. Trong bối cảnh đó, thư ký nghiệp vụ công chứng ngoài trụ sở có vai trò đặc thù ở các khâu sau:
-
Chuẩn bị trước buổi công chứng
-
Hỗ trợ công chứng viên tại địa điểm ngoài trụ sở
-
Hoàn thiện hồ sơ sau khi kết thúc buổi công chứng
Mỗi khâu đều ảnh hưởng trực tiếp đến tính hợp pháp và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
3. Vai trò của thư ký nghiệp vụ trong giai đoạn chuẩn bị công chứng
3.1. Tiếp nhận và rà soát hồ sơ ban đầu
Thư ký nghiệp vụ thường là người đầu tiên tiếp xúc với người yêu cầu công chứng, có trách nhiệm kiểm tra hình thức hồ sơ, tính đầy đủ của giấy tờ và xác định sơ bộ điều kiện công chứng ngoài trụ sở.
Việc rà soát không đầy đủ ở giai đoạn này là nguyên nhân phổ biến dẫn đến việc buổi công chứng bị gián đoạn hoặc bị công chứng viên từ chối tại chỗ.
3.2. Hỗ trợ xác định căn cứ công chứng ngoài trụ sở
Mặc dù không có quyền quyết định, nhưng thư ký nghiệp vụ có vai trò quan trọng trong việc thu thập tài liệu chứng minh lý do công chứng ngoài trụ sở, như giấy xác nhận y tế, giấy tờ thể hiện tình trạng không thể di chuyển.
Đây là yếu tố then chốt ảnh hưởng đến tính hợp pháp của toàn bộ quá trình công chứng.
>>> Xem thêm: Lợi ích khi chọn dịch vụ sổ đỏ hỗ trợ trọn gói cho hộ gia đình
4. Vai trò của thư ký nghiệp vụ tại địa điểm công chứng ngoài trụ sở
4.1. Hỗ trợ công tác tổ chức, hậu cần
Tại địa điểm ngoài trụ sở, thư ký nghiệp vụ hỗ trợ bố trí không gian phù hợp, bảo đảm sự riêng tư và trật tự để công chứng viên có thể xác minh ý chí tự nguyện của các bên.
Mặc dù mang tính kỹ thuật, nhưng công việc này có ý nghĩa lớn đối với an toàn pháp lý của buổi công chứng.
4.2. Hỗ trợ ghi nhận quá trình thực hiện
Trong nhiều trường hợp, thư ký nghiệp vụ hỗ trợ công chứng viên trong việc ghi nhận diễn biến buổi công chứng, đối chiếu giấy tờ, kiểm tra chữ ký và bảo đảm các bên ký đúng vị trí, đúng số lượng bản.
Việc ghi nhận đầy đủ giúp hạn chế tranh chấp về sau liên quan đến trình tự thực hiện công chứng ngoài trụ sở.
5. Vai trò của thư ký nghiệp vụ sau khi kết thúc buổi công chứng
Sau khi công chứng viên ký văn bản, thư ký nghiệp vụ công chứng ngoài trụ sở tiếp tục đảm nhiệm các công việc như:
-
Hoàn thiện hồ sơ lưu trữ
-
Thực hiện thủ tục đóng dấu theo quy trình nội bộ
-
Giao trả văn bản công chứng cho người yêu cầu
Những công việc này tuy không mang tính quyết định, nhưng ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu lực và giá trị chứng cứ của văn bản công chứng.
6. Giới hạn pháp lý và những sai sót cần tránh
Thư ký nghiệp vụ không được phép:
-
Giải thích pháp luật thay cho công chứng viên
-
Nhận định về hiệu lực giao dịch
-
Ký thay hoặc xác nhận thay công chứng viên
Nếu vượt quá phạm vi công việc, sai sót của thư ký nghiệp vụ có thể trở thành căn cứ để xem xét trách nhiệm của tổ chức hành nghề công chứng khi xảy ra tranh chấp.
>>> Xem thêm: Hướng dẫn chọn văn phòng khi công chứng mua bán nhà uy tín
7. Trách nhiệm gián tiếp của thư ký nghiệp vụ trong công chứng ngoài trụ sở
Mặc dù không chịu trách nhiệm pháp lý trực tiếp như công chứng viên, nhưng sai sót của thư ký nghiệp vụ công chứng ngoài trụ sở có thể:
-
Làm gián đoạn quá trình công chứng
-
Gây nghi ngờ về tính hợp pháp của văn bản
-
Là cơ sở phát sinh khiếu nại, tố cáo
Do đó, yêu cầu về đạo đức nghề nghiệp và sự cẩn trọng đối với thư ký nghiệp vụ trong công chứng ngoài trụ sở là rất cao.
8. Kết luận
Trong công chứng ngoài trụ sở, thư ký nghiệp vụ không phải là chủ thể quyết định, nhưng lại giữ vai trò “hậu cần pháp lý” quan trọng, góp phần bảo đảm quy trình công chứng diễn ra đúng pháp luật và an toàn. Việc hiểu đúng vai trò, giới hạn và trách nhiệm của thư ký nghiệp vụ công chứng ngoài trụ sở giúp cả người dân và tổ chức hành nghề công chứng hạn chế rủi ro pháp lý, đặc biệt trong các giao dịch phức tạp và có giá trị lớn.
Nếu bạn cần thông tin thêm hoặc hỗ trợ trong việc soạn thảo và công chứng hợp đồng, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ. Chúng tôi chuyên cung cấp dịch vụ công chứng với đội ngũ luật sư và công chứng viên giàu kinh nghiệm sẵn sàng hỗ trợ bạn mọi thủ tục pháp lý cần thiết. Hãy gọi cho chúng tôi qua số điện thoại 0966.22.7979 hoặc đến trực tiếp văn phòng để nhận được sự tư vấn tận tình và chuyên nghiệp!
Các bài viết liên quan:
>>> Nội dung vượt phạm vi pháp luật: Công chứng viên có được ký?
>>> Tranh chấp đất liền kề: thủ tục đo đạc và xác minh mốc giới
>>> Công chứng văn bản chấm dứt hợp đồng chấm dứt hợp tác kinh doanh
>>> Văn phòng công chứng Hà Nội hướng dẫn công chứng hợp đồng bảo lãnh vay vốn
>>> Chi tiết bảng phí công chứng theo từng giá trị tài sản giao dịch
VĂN PHÒNG CÔNG CHỨNG NGUYỄN HUỆ
Miễn phí dịch vụ công chứng tại nhà
- Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
- Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
- Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Ô Chợ Dừa, Hà Nội
- Hotline: 0966.22.7979
- Email: ccnguyenhue165@gmail.com
