Sao y chứng thực để làm hồ sơ du học, định cư – Cần lưu ý gì?
Khi chuẩn bị hồ sơ du học hoặc định cư nước ngoài, một trong những bước quan trọng là sao y hồ sơ định cư – tức sao y chứng thực các giấy tờ gốc thành bản sao hợp pháp. Tuy là thủ tục hành chính quen thuộc, nhưng nếu không nắm rõ quy định và yêu cầu từ cơ quan tiếp nhận ở nước ngoài, người làm hồ sơ rất dễ bị chậm tiến độ hoặc bị trả lại hồ sơ. Vậy sao y chứng thực như thế nào là đúng và đầy đủ? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ căn cứ pháp lý, quy trình sao y hồ sơ định cư, cũng như những lưu ý quan trọng giúp hồ sơ được chấp nhận nhanh chóng.
>>> Xem thêm: Cách làm sao để đảm bảo quyền lợi khi thực hiện công chứng giấy tờ.
1. Sao y hồ sơ định cư là gì? Có bắt buộc không?
Sao y hồ sơ định cư là việc sao chụp giấy tờ gốc (ví dụ: CMND/CCCD, hộ khẩu, giấy khai sinh, học bạ, bằng cấp, giấy tờ nhà đất…) và được cơ quan nhà nước có thẩm quyền chứng thực bản sao này là đúng với bản gốc.
Theo Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, bản sao được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính trong các giao dịch, trừ khi pháp luật hoặc cơ quan tiếp nhận yêu cầu phải xuất trình bản gốc để đối chiếu.
Trong trường hợp làm hồ sơ đi du học, xuất khẩu lao động, hoặc xin visa định cư, hồ sơ thường phải nộp các bản sao y được dịch thuật công chứng, kèm hợp pháp hóa lãnh sự (nếu cần), do vậy sao y là khâu gần như bắt buộc.
2. Thẩm quyền chứng thực sao y bản chính
Theo Điều 5 Nghị định 23/2015/NĐ-CP, các cơ quan có thẩm quyền sao y chứng thực bao gồm:
UBND cấp xã, phường, thị trấn nơi người yêu cầu thường trú hoặc tạm trú
Phòng Tư pháp quận/huyện
Văn phòng công chứng, tổ chức hành nghề công chứng
Bạn có thể lựa chọn một trong các cơ quan trên tùy theo điều kiện thuận tiện, nhưng lưu ý rằng đối với một số giấy tờ (như học bạ, bằng cấp), nhiều quốc gia chỉ chấp nhận bản sao y tại Phòng công chứng hoặc Sở GD&ĐT.
3. Những loại giấy tờ thường cần sao y để định cư, du học
Tùy quốc gia và loại hồ sơ, các loại giấy tờ thường được yêu cầu sao y bao gồm:
CCCD/Hộ chiếu
Giấy khai sinh
Sổ hộ khẩu
Giấy chứng nhận kết hôn/ly hôn
Bằng cấp, học bạ
Giấy khám sức khỏe
Sổ tiết kiệm, sao kê ngân hàng
Sổ đỏ, giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản
>>> Xem thêm: Thủ tục công chứng có khác nhau giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng không?
Ví dụ thực tế:
Anh Hoàng Văn T (TP.HCM) làm hồ sơ định cư Canada theo diện bảo lãnh vợ/chồng. Sau khi chuẩn bị bản sao y hộ khẩu, giấy kết hôn, khai sinh, anh mang đến UBND phường để chứng thực. Tuy nhiên, hồ sơ bị trả lại vì một số giấy tờ yêu cầu bản dịch công chứng, được thực hiện tại phòng công chứng hoặc tổ chức dịch thuật có năng lực. Nhờ tư vấn lại từ một công chứng viên, anh đã hoàn thiện đủ giấy tờ đúng quy định và nộp thành công.
Việc sao y hồ sơ định cư là bước không thể thiếu khi chuẩn bị thủ tục du học, định cư hoặc xin visa nước ngoài. Tuy nhiên, để hồ sơ được chấp nhận suôn sẻ, người thực hiện cần hiểu đúng quy trình, chuẩn bị đầy đủ giấy tờ và thực hiện tại đúng cơ quan có thẩm quyền.
Nếu bạn cần tư vấn cụ thể hoặc hỗ trợ chứng thực giấy tờ nhanh chóng, chính xác và đúng quy định, hãy liên hệ Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được hướng dẫn tận tình.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
