Cách kiểm tra giấy tờ đã công chứng hoặc sao y có hợp pháp không?
Trong thời đại công nghệ phát triển, tình trạng sử dụng giấy tờ công chứng giả hoặc bản sao y không hợp pháp ngày càng phức tạp. Vì vậy, việc kiểm tra giấy công chứng để xác định tính pháp lý và giá trị sử dụng là điều cần thiết với bất kỳ ai đang thực hiện các giao dịch dân sự, nhà đất, tài chính hoặc hành chính.
>>> Xem thêm: Những lưu ý cần thiết để tránh rắc rối khi làm công chứng giấy tờ.
1. Vì sao cần kiểm tra giấy công chứng, bản sao y?
Tránh bị lừa đảo trong giao dịch mua bán nhà đất, cho vay, chuyển nhượng
Bảo vệ quyền lợi khi nộp hồ sơ hành chính hoặc tham gia tố tụng
Đảm bảo hồ sơ đầy đủ giá trị pháp lý khi sử dụng tại cơ quan nhà nước hoặc nước ngoài
Ví dụ thực tế: Anh Hùng mua một căn hộ và được bên bán cung cấp hợp đồng công chứng. Tuy nhiên, khi làm thủ tục sang tên, Văn phòng đăng ký đất đai thông báo giấy tờ không hợp lệ vì bản sao công chứng là bản… tự in lại, không có mã số lưu trữ thật.
→ Rõ ràng, kiểm tra giấy tờ công chứng trước khi giao dịch là bước bắt buộc.
2. Căn cứ pháp lý về tính hợp pháp của giấy công chứng
Luật Công chứng 2014, Điều 61: Công chứng viên phải lập và lưu trữ hồ sơ công chứng, mỗi văn bản công chứng phải có số công chứng, ngày tháng, dấu xác nhận, chữ ký công chứng viên.
Nghị định 23/2015/NĐ-CP, Điều 20: Bản sao chứng thực từ bản chính phải có dấu xác nhận “Bản sao đúng với bản chính”, chữ ký người thực hiện chứng thực và con dấu của cơ quan.
3. Cách kiểm tra giấy công chứng hoặc sao y có hợp pháp không?
3.1 Kiểm tra hình thức bên ngoài
Dấu công chứng hoặc chứng thực: Phải là dấu đỏ tròn, rõ nét, không nhòe
Chữ ký công chứng viên: Có tên, chữ ký tay, không in sẵn
Dòng chữ xác nhận: “Bản sao đúng với bản chính” hoặc “Đã công chứng tại Văn phòng công chứng…”
Thông tin công chứng viên và văn phòng: Phải rõ ràng, đúng địa chỉ và tên tổ chức hành nghề
Một số văn phòng công chứng hoặc Sở Tư pháp đã triển khai tra cứu công chứng online:
Truy cập website Sở Tư pháp tỉnh/thành phố
Vào mục “Tra cứu văn bản công chứng”
Nhập mã số công chứng hoặc mã hồ sơ để kiểm tra
Lưu ý: Không phải tất cả các địa phương đều có hệ thống này. Nếu không tra được online, bạn nên gọi điện trực tiếp đến văn phòng công chứng được ghi trên văn bản.
>>> Xem thêm: Dịch vụ sổ đỏ có hợp pháp nếu thực hiện thay người đứng tên trong giấy chứng nhận không?
3.4 Đối chiếu với bản chính để kiểm tra giấy công chứng (nếu có)
Khi nhận bản sao y công chứng, bạn nên:
Đối chiếu với bản chính (hoặc bản chụp được gửi kèm)
Kiểm tra xem có phần nội dung nào bị sửa đổi, thêm bớt hay không
So sánh nét chữ, định dạng, phông chữ để phát hiện bản giả
4. Các dấu hiệu giấy công chứng hoặc sao y không hợp pháp
Không có mã số công chứng/số chứng thực
Dấu đỏ mờ, bị in lại hoặc scan màu
Thiếu chữ ký người thực hiện
Ghi sai tên văn phòng công chứng hoặc không tồn tại địa chỉ
Không khớp nội dung giữa bản sao và bản chính
5. Hướng xử lý nếu kiểm tra giấy công chứng có dấu hiệu giả mạo
Không sử dụng vào bất kỳ giao dịch nào
Báo ngay cho cơ quan công an nếu nghi có hành vi làm giả giấy tờ
Yêu cầu bên cung cấp giấy tờ giải trình, đồng thời thực hiện đối chiếu với cơ quan có thẩm quyền
>>> Xem thêm: Văn phòng công chứng hỗ trợ lập hợp đồng thế chấp ngân hàng như thế nào?
Kết luận
Việc kiểm tra giấy công chứng hoặc bản sao y là bước không thể bỏ qua trong mọi giao dịch quan trọng. Bạn hoàn toàn có thể tự kiểm tra bằng cách quan sát kỹ hình thức, tra mã số, liên hệ văn phòng công chứng hoặc tra cứu trực tuyến. Nếu cần hỗ trợ xác minh hồ sơ hoặc nghi ngờ giấy tờ giả, hãy liên hệ ngay Văn phòng công chứng Nguyễn Huệ qua số 0966.22.7979 để được tư vấn, xác thực và đảm bảo quyền lợi một cách an toàn, hợp pháp.
Công chứng viên kiêm Trưởng Văn phòng Nguyễn Thị Huệ: Cử nhân luật, cán bộ cấp cao, đã có 31 năm làm công tác pháp luật, có kinh nghiệm trong lĩnh vực quản lý nhà nước về công chứng, hộ tịch, quốc tịch. Trong đó có 7 năm trực tiếp làm công chứng và lãnh đạo Phòng Công chứng.
Công chứng viên Nguyễn Thị Thủy: Thẩm Phán ngành Tòa án Hà Nội với kinh nghiệm công tác pháp luật 30 năm trong ngành Tòa án, trong đó 20 năm ở cương vị Thẩm Phán.
Bên cạnh đó là đội ngũ cán bộ nghiệp vụ năng động, nhiệt tình, có trình độ chuyên môn cao và tận tụy trong công việc.
Địa chỉ: 165 Giảng Võ, phường Cát Linh, quận Đống Đa, Hà Nội
Sao y chứng thực giấy tờ, tài liệu
